Αξιολόγηση
1 παιχνίδι γνώσεων

Θέμα 2 Βασικές συνιστώσες της διαχείρισης έργων

Περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των απαιτήσεων και των παραδοτέων του έργου, τον καθορισμό των σκοπών και στόχων του και τον καθορισμό του χρονοδιαγράμματος και των ορόσημων του. Η στρατηγική αυτή βοηθά τις μικρές επιχειρήσεις να αποσαφηνίσουν τι πρέπει να πετύχουν μέσω των έργων τους, το χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης και τον τρόπο μέτρησης της επιτυχίας.

Με τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής και των στόχων του έργου, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να προγραμματίσουν και να κατανείμουν αποτελεσματικά τους πόρους και να διασφαλίσουν ότι όλα τα μέλη της ομάδας του έργου είναι συντονισμένα ως προς τον σκοπό και το όραμα του έργου. Ένα καλά καθορισμένο πεδίο εφαρμογής βοηθά επίσης τις μικρές επιχειρήσεις να παραμείνουν εστιασμένες στις ουσιώδεις πτυχές του έργου και να αποφύγουν την επέκταση του πεδίου εφαρμογής, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε καθυστερήσεις και υπερβάσεις του προϋπολογισμού.

Για τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής και των στόχων του έργου, οι μικρές επιχειρήσεις θα πρέπει να εμπλέξουν τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς του έργου, όπως πελάτες, προμηθευτές και μέλη. Η διαδικασία αυτή διασφαλίζει ότι όλοι κατανοούν το έργο και τα αποτελέσματα που πρέπει να επιτευχθούν, οδηγώντας στην επιτυχή ολοκλήρωσή του. Οι μικρές επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να θέτουν σαφείς στόχους και σκοπούς που είναι μετρήσιμοι, συγκεκριμένοι και χρονικά προσδιορισμένοι, επιτρέποντάς τους να παρακολουθούν την πρόοδο και να μετρούν την επιτυχία.

Πηγή: https://walkingtree.tech/effective-planning-defining-project-scope-web-development/

Περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των μελών της ομάδας, την ανάθεση ξεκάθαρων ρόλων και αρμοδιοτήτων και την εξασφάλιση αποτελεσματικής επικοινωνίας, ώστε να διασφαλιστεί ότι όλοι εργάζονται από κοινού για την επίτευξη των στόχων του έργου.

Αρχικά, είναι σημαντικό να προσδιοριστούν οι δεξιότητες και η τεχνογνωσία που απαιτούνται για το έργο και να επιλεγούν τα μέλη της ομάδας με τα κατάλληλα προσόντα και πείρα. Είναι επίσης σημαντικό να εξεταστεί η δυναμική της ομάδας και να διασφαλιστεί ότι τα μέλη της έχουν καλές σχέσεις μεταξύ τους και μπορούν να συνεργαστούν αποτελεσματικά. Μόλις συσταθεί η ομάδα, είναι σημαντικό να αναπτυχθεί ένα σχέδιο επικοινωνίας. Το σχέδιο αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τακτικές συναντήσεις, ενημερώσεις για την πρόοδο και κανάλια για την επίλυση ζητημάτων ή συγκρούσεων. Για να διασφαλιστεί ότι κάθε μέλος της ομάδας κατανοεί τον ρόλο και τις αρμοδιότητές του, είναι σημαντικό να καθοριστούν σαφείς και συγκεκριμένες αρμοδιότητες και καθήκοντα. Κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει να γνωρίζει τη συμβολή του στο έργο και τα χρονοδιαγράμματα και τις προθεσμίες που σχετίζονται με τα καθήκοντά του.

Τέλος, η αποτελεσματική διαχείριση της ομάδας του έργου απαιτεί συνεχή παρακολούθηση και αλλαγές ανάλογα με τις ανάγκες. Αυτό περιλαμβάνει τακτική ενημέρωση για την πρόοδο, ανοικτή επικοινωνία με τα μέλη της ομάδας και αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων ή συγκρούσεων που προκύπτουν. Με τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής ομάδας έργου, οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα έργα τους ολοκληρώνονται εγκαίρως, εντός του προϋπολογισμού και προς ικανοποίηση των ενδιαφερομένων μερών.

Είναι σημαντικό να υπάρχει σαφής αντίληψη του τι αφορά το έργο, ποιοι πόροι απαιτούνται και ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης. Αρχικά, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να καθορίσει τις εργασίες και τις επιμέρους δραστηριότητες του έργου. Αυτό περιλαμβάνει τη διάσπαση του έργου σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες εργασίες, αλλά και τον εντοπισμό σχέσεων και συνδεόμενων εργασιών.

Ακολούθως, είναι εξαιρετικά σημαντικό να αναπτυχθεί ένα χρονοδιάγραμμα για το έργο. Αυτό περιλαμβάνει τον υπολογισμό του χρόνου που απαιτείται για κάθε εργασία και την ιεράρχηση των εργασιών με λογική σειρά. Ο διαχειριστής του έργου θα πρέπει να λάβει υπόψη του πιθανά σημεία συμφόρησης ή καθυστερήσεις και να υπολογίσει κάποιο χρονικό περιθώριο για απρόβλεπτα γεγονότα.

Τέλος, είναι σημαντικό να κατανεμηθούν κατάλληλα οι πόροι και ο προϋπολογισμός. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των πόρων που απαιτούνται για κάθε εργασία, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού, του εξοπλισμού και των υλικών. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει επίσης να υπολογίσει το κόστος κάθε εργασίας και να καταρτίσει έναν προϋπολογισμό που να καλύπτει όλες τις δαπάνες του έργου.

Με τη δημιουργία ενός σχεδίου έργου, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορούν να διασφαλίσουν ότι τα έργα τους είναι σωστά οργανωμένα και ότι έχουν έναν σαφή οδικό χάρτη για την επίτευξη των στόχων τους. Ένα καλό σχέδιο έργου μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή καθυστερήσεων, στην αποτελεσματική διαχείριση των πόρων και στη διασφάλιση ότι το έργο θα ολοκληρωθεί εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού.

Πηγή: https://www.projectmanagement.ie/blog/what-is-a-project-plan/

Τα βήματα διαχέιρισης έργων

  1. Κατανοήστε τις ανάγκες των ενδιαφερόμενων μερών
  2. Προσδιορίστε το πεδίο εφαρμογής του έργου
  3. Σχεδιάστε μια δομή ανάλυσης εργασίας
  4. Προσδιορίστε τις εργασίες του έργου
  5. Βάλτε σε σειρά τις εργασίες
  6. Υπολογίστε τη διάρκεια, το κόστος και τους πόρους των εργασιών
  7. Αναθέστε ρόλους, αρμοδιότητες και πόρους
  8. Υπολογίστε τη διάρκεια, το κόστος και τους πόρους των δραστηριοτήτων
  9. Υπολογίστε έκτακτες δαπάνες
  10. Δημιουργήστε μια βάση αξιολόγησης της επίδοσης
  11. Αναπτύξτε όλα τα δευτερεύοντα σχέδια
  12. Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων

Ο σκοπός αυτής της στρατηγικής είναι να διασφαλιστεί ότι το έργο παραμένει εντός τροχιάς και επιτυγχάνει τους στόχους του εντός του καθορισμένου χρονοδιαγράμματος και προϋπολογισμού.

Για την αποτελεσματική διαχείριση και παρακολούθηση της προόδου, ο διαχειριστής έργου πρέπει να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα διαχείρισης έργου που θα του επιτρέπει να παρακολουθεί τα ορόσημα του έργου, να εντοπίζει πιθανά εμπόδια και να λαμβάνει διορθωτικά μέτρα όταν χρειάζεται. Το σύστημα αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τακτικές συναντήσεις ελέγχου με τα μέλη της ομάδας, ώστε να γίνεται αξιολόγηση της προόδου και να διασφαλίζεται ότι όλοι είναι ενήμεροι για τυχόν αλλαγές ή αναβαθμίσεις στο σχέδιο του έργου.

Είναι επίσης σημαντικό να υπάρχει ανοιχτή επικοινωνία με τα μέλη της ομάδας, ώστε να διασφαλίζεται ότι έχουν την υποστήριξη και τους πόρους που χρειάζονται για να φέρουν εις πέρας τα καθήκοντά τους εγκαίρως. Αυτό περιλαμβάνει την άμεση αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων ή ανησυχιών, την παροχή ανατροφοδότησης και την αναγνώριση των μελών της ομάδας για τη συμβολή τους στο έργο.

Θα πρέπει να συντάσσονται και να κοινοποιούνται στα ενδιαφερόμενα μέρη τακτικές εκθέσεις κατάστασης του έργου, στις οποίες θα περιγράφεται η πρόοδος του έργου και τυχόν αλλαγές στο σχέδιο ή το χρονοδιάγραμμα. Οι εκθέσεις αυτές μπορούν να βοηθήσουν στη συνεχή ενημέρωση και συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών στο έργο, προωθώντας τη διαφάνεια και την οικοδόμηση εμπιστοσύνης.

Για να εξασφαλιστεί η επιτυχία του έργου, είναι σημαντικό να εντοπιστούν οι πιθανοί κίνδυνοι και να αναπτυχθούν στρατηγικές για μετριασμό τους.

Το πρώτο βήμα για τη διαχείριση των κινδύνων του έργου είναι ο εντοπισμός τους. Αυτό μπορεί να γίνει με καταιγισμό ιδεών με την ομάδα και τα ενδιαφερόμενα μέρη, ώστε να προσδιοριστούν οι παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά το έργο. Αυτοί οι κίνδυνοι μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε διάφορα είδη, όπως τεχνικοί, οικονομικοί ή περιβαλλοντικοί.

Μόλις εντοπιστούν οι κίνδυνοι, μπορεί να αναπτυχθεί ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνων. Το σχέδιο αυτό θα πρέπει να περιγράφει στρατηγικές για την αντιμετώπιση κάθε κινδύνου, συμπεριλαμβανομένων προληπτικών μέτρων, στρατηγικών μετριασμού και σχεδίων έκτακτης ανάγκης. Τα προληπτικά μέτρα μπορεί να περιλαμβάνουν την εφαρμογή διαδικασιών ποιοτικού ελέγχου ή την προσθήκη πλεονασμάτων για την ελαχιστοποίηση της πιθανότητας εμφάνισης ενός κινδύνου, ενώ οι στρατηγικές μετριασμού μπορεί να περιλαμβάνουν την ανάπτυξη εναλλακτικών σχεδίων για την αντιμετώπιση ενός κινδύνου σε περίπτωση εμφάνισής του. Τα σχέδια έκτακτης ανάγκης πρέπει να υπάρχουν σε περίπτωση που εμφανιστεί ένας κίνδυνος και πρέπει να περιλαμβάνουν μέτρα για την ελαχιστοποίηση των επιπτώσεων του κινδύνου στο χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό του έργου.

Είναι σημαντικό να παρακολουθείτε και να αντιμετωπίζετε τους κινδύνους καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Θα πρέπει να διενεργούνται τακτικές αξιολογήσεις κινδύνων για να διασφαλίζεται ότι εντοπίζονται και αντιμετωπίζονται τυχόν νέοι κίνδυνοι. Η επικοινωνία με την ομάδα έργου και τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι επίσης ζωτικής σημασίας, καθώς ενδέχεται να έχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τους πιθανούς κινδύνους και μπορούν να παρέχουν ανατροφοδότηση σχετικά με τις στρατηγικές διαχείρισης κινδύνων.

Πηγή: https://maddevs.io/project-management/analyze-anticipate-risks/

Τα πέντε βήματα της διαδικασίας διαχείρισης κινδύνων

  • Εντοπισμός πιθανών κινδύνων
  • Ανάλυση του κινδύνου
  • Αξιολόγηση του κινδύνου
  • Παρακολούθηση και αναθεώρηση του κινδύνου
  • Αντιμετώπιση του κινδύνου

Πρόκειται για ένα σημαντικό στάδιο, το οποίο περιλαμβάνει την αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου, την εξασφάλιση ανατροφοδότησης από τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη και την καταγραφή των διδαγμάτων που αντλήθηκαν από το έργο, για μελλοντική αναφορά.

Πρώτα, αξιολογήστε την επιτυχία του έργου. Αυτό περιλαμβάνει τη μέτρηση της απόδοσης του έργου σε σχέση με τους στόχους και τους σκοπούς του. Είναι σημαντικό να εντοπιστούν οι τομείς στους οποίους το έργο δεν ανταποκρίθηκε στις προσδοκίες και να κατανοηθούν οι λόγοι. Αυτό θα βοηθήσει στον αποτελεσματικό σχεδιασμό μελλοντικών έργων.

Στη συνέχεια, συγκεντρώστε ανατροφοδότηση από τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η ανατροφοδότηση αυτή μπορεί να ληφθεί μέσω ερωτηματολογίων, συνεντεύξεων ή συναντήσεων. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τι λειτούργησε καλά και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί στο επόμενο έργο.

Τέλος, καταγράψτε τα διδάγματα που αποκομίσατε από το έργο. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για τη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών διαχείρισης έργων. Η καταγραφή θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες όπως τι λειτούργησε καλά, τι δεν λειτούργησε και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί. Είναι σημαντικό να μοιραστείτε αυτές τις πληροφορίες με άλλους διαχειριστές έργων στον οργανισμό για να τους βοηθήσετε να μάθουν από την εμπειρία.

Πηγή: Free Vector by freepik | Homemade bread recipe (freepik.com)

Σενάριο - Φτιάχνοντας μια πίτα

  1. Πρώτα, πρέπει να προσδιορίσουμε την ανάγκη να φτιάξουμε την πίτα. Σε αυτή την περίπτωση, θα φτιάξουμε μια πίτα για τα γενέθλια του φίλου μας (ας τον ονομάσουμε Φίλιππο). Αλλά δεν θέλουμε να φτιάξουμε οποιαδήποτε πίτα, θέλουμε να φτιάξουμε μια πίτα που ξέρουμε ότι θα αρέσει στον Φίλιππο. Αυτός είναι ο στόχος μας.
  2. Έπειτα, πρέπει να συγκροτήσουμε την ομάδα έργου. Πρέπει να αναρωτηθούμε: Είμαι σε θέση να το κάνω μόνος μου ή χρειάζομαι κάποιον άλλο να με βοηθήσει; Μήπως πρέπει να επικοινωνήσω με προμηθευτές για κάποια υλικά; Έχω τα κατάλληλα προσόντα και εμπειρία για να κάνω αυτό το έργο σωστά; Ποιος θα είναι υπεύθυνος να φέρει την πίτα στο πάρτι;
  3. Ακολούθως, πρέπει να συγκεντρώσουμε τις απαραίτητες πληροφορίες και τους πόρους που χρειαζόμαστε και να καταρτίσουμε ένα σχέδιο έργου. Για μια πίτα, αυτό περιλαμβάνει όλα τα υλικά της συνταγής και τα μαγειρικά εργαλεία, καθώς και πληροφορίες όπως ποια είναι η αγαπημένη πίτα του φίλου μας, πόσα άτομα θα είναι στο πάρτι (ίσως χρειαστεί να φτιάξουμε δύο ή και τρεις πίτες), αν υπάρχουν διατροφικοί περιορισμοί ή αλλεργίες κ.λπ. Η συγκέντρωση και η σωστή διαχείριση όλων των πόρων πριν από την έναρξη του έργου θα διασφαλίσει ότι τα πράγματα θα κυλήσουν ομαλά στη συνέχεια. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να ξεκινήσετε να φτιάχνετε μια πίτα και να συνειδητοποιήσετε ότι δεν έχετε αρκετό αλεύρι για τη ζύμη!
  4. Στη συνέχεια, πρέπει να φτιάξουμε την πίτα και να παρακολουθούμε την πρόοδο. Θα πρέπει να έχουμε στα χέρια μας μια συνταγή και να ακολουθούμε πιστά τις οδηγίες. Θα πρέπει η πίτα μας να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της συνταγής. Αφού την πάρουμε στο πάρτι, θέλουμε να μάθουμε αν η πίτα μας άρεσε στους καλεσμένους. Είναι καλή ιδέα να κάνουμε συγκεκριμένες ερωτήσεις. Ήταν η γέμιση εντάξει; Ήταν η ζύμη αρκετά αφράτη; Τα μπαχαρικά ήταν ισορροπημένα; Είναι καλό να συγκεντρώνουμε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες, ώστε να έχουμε μια ολοκληρωμένη άποψη για ολόκληρο το έργο και όχι μόνο για ένα στοιχείο.
  5. Όπως συμβαίνει σε όλες τις περιπτώσεις, πρέπει να είμαστε ευέλικτοι και να έχουμε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για την εξάλειψη των κινδύνων. Ακόμα και αν προγραμματίσαμε τα πάντα τέλεια, υπάρχει το ενδεχόμενο να συμβούν ατυχίες. Τι γίνεται αν χαλάσει ο φούρνος; Τι γίνεται αν αναγκαστύμε να αναβάλουμε το ψήσιμο για μια μέρα; Τι γίνεται αν καεί η πίτα; Η εκ των προτέρων εξέταση αυτών των σεναρίων και των πιθανών λύσεων μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή περαιτέρω εκτροχιασμού.
  6. Τέλος, πρέπει να γράψουμε κάτω όσα μάθαμε για την παρασκευή της πίτας και να τα εφαρμόσουμε στο επόμενο έργο μας. Ίσως η συνταγή της ζύμης μας να πρέπει να βελτιωθεί. Ίσως η αναλογία της γέμισης και του μείγματος μπαχαρικών να μην ήταν σωστή. Είναι σημαντικό να αφιερώσουμε λίγο χρόνο για να σκεφτούμε τι πήγε καλά και τι όχι, πριν προχωρήσουμε στο επόμενο έργο μας.

Μπορεί να σκέφτεστε: «Όλα αυτά είναι κοινή λογική – τα περισσότερα από αυτά τα κάνω χωρίς καν να τα σκέφτομαι. Ποιος ξεκινάει ένα έργο χωρίς να έχει έναν στόχο στο μυαλό του;». Όσο και αν σας εκπλήσσει, το 37% των επιχειρήσεων αναφέρουν ότι οι αποτυχίες έργων οφείλονται στην έλλειψη σαφών στόχων. Ναι, η διαδικασία διαχείρισης έργων μοιάζει πολύ διαισθητική. Ωστόσο, αν οι επιχειρήσεις σκοντάψουν στο πρώτο (και πιο σημαντικό!) βήμα, η διαδικασία θα γίνει σίγουρα πιο πολύπλοκη και απαιτητική απ’ ό,τι περιμένουν. Επιπλέον, σκεφτείτε τις συνέπειες της αποτυχίας ενός έργου. Τι θα συμβεί, για παράδειγμα, αν η πίτα δεν είναι αρκετή για όλους; Τι θα γίνει, αν κάποιος ήταν αλλεργικός στα μπαχαρικά που χρησιμοποιήσατε; Για τις επιχειρήσεις, οι αποτυχίες μπορεί να είναι εξαιρετικά επιζήμιες και να έχουν ως αποτέλεσμα τη σπατάλη χρόνου, πόρων και χρημάτων.

Πηγή: Free Photo by cookie_studio | Colleagues discussing new ideas at business meeting (freepik.com)