Αξιολόγηση
1 παιχνίδι γνώσεων

Θέμα 2 Στρατηγικές και δεξιότητες διαχείρισης χρόνου

Οι 9 καλύτερες στρατηγικές διαχείρισης χρόνου για τους επιχειρηματίες:

Μια μέθοδος διαχείρισης χρόνου είναι να βρείτε, απλώς, περισσότερο διαθέσιμο χρόνο. Αυτό μπορείτε να πετύχετε με το να ξυπνάτε νωρίς. Ξεκινώντας τη μέρα σας νωρίς, θα έχετε περισσότερη δημιουργικότητα. Οι άνθρωποι με υψηλές επιδόσεις τείνουν να ξυπνούν νωρίς και να αρχίζουν να διεκπεραιώνουν τις εργασίες που θα τους φέρουν πιο κοντά στον τελικό τους στόχο. Νωρίς το πρωί υπάρχουν επίσης λιγότεροι περισπασμοί από άλλους.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύγχρονα τεχνολογικά μέσα και εργαλεία για να πετύχετε καλύτερη διαχείριση  χρόνου. Ένα διαδικτυακό ημερολόγιο μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας σας. Οι διάφορες εφαρμογές στις κινητές συσκευές μπορούν να βελτιστοποιήσουν τις ροές εργασίας σας και να σας κάνουν πιο αποδοτικούς. Αυτές οι εφαρμογές θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τον χρόνο σας, ώστε να κάνετε προσαρμογές αν χρειάζεται. Τα λογισμικά διαχείρισης έργων σας βοηθούν να οργανώσετε τις εργασίες σας και να πετύχετε τους στόχους σας. Ωστόσο, η υπερβολική χρήση της τεχνολογίας μπορεί να σας αποσπάσει την προσοχή παρά να σας βοηθήσει, γι’ αυτό προσέξτε να μην το παρακάνετε.

Όταν εργάζεστε για τον εαυτό σας, η τάση είναι να προσπαθείτε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Όμως η ανάθεση καθηκόντων είναι το κλειδί για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Αν έχετε υπαλλήλους, αρχίστε να τους αναθέτετε τις εργασίες εκείνες που απορροφούν τον χρόνο σας. Αν δεν έχετε υπαλλήλους, μπορείτε να προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό, για να απαλλαχθείτε από αυτές τις χρονοβόρες εργασίες. Βρείτε έναν τρόπο να αναθέσετε καθήκοντα σε άλλους, ώστε να μπορείτε να επικεντρωθείτε σε πιο σημαντικές δραστηριότητες.

Εκτελείτε χειροκίνητα εργασίες που θα μπορούσαν να αυτοματοποιηθούν; Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες έχουν την τάση να καταλαμβάνουν τον χρόνο μας, αν τις αφήνουμε, γι’ αυτό αναζητήστε λογισμικό και εφαρμογές που μπορούν να διεκπεραιώνουν αυτόματα χρονοβόρες εργασίες, όπως η ανάρτηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, η αποστολή ηλεκτρονικών ενημερωτικών δελτίων και άλλου υλικού μάρκετινγκ σε πελάτες ή η συγκέντρωση και επεξεργασία δεδομένων για τη σύνταξη αναφορών.

Η αρχή του Παρέτο, γνωστή και ως κανόνας 80/20, έχει επηρεάσει τον τομέα της αποτελεσματικότητας περισσότερο από οποιαδήποτε άλλο. Ο κανόνας ορίζει ότι το 20% των δραστηριοτήτων οδηγεί στο 80% των αποτελεσμάτων. Κατά συνέπεια, αντί να σπαταλάτε τον χρόνο σας στο 80% των δραστηριοτήτων που δεν έχουν τόση σημασία, εντοπίστε το 20% που πραγματικά κινεί την επιχείρησή σας και περιορίστε τον χρόνο που αφιερώνετε στα υπόλοιπα. Αυτό θα αυξήσει την παραγωγικότητά σας, αφού θα σας επιτρέψει να επικεντρωθείτε σε πιο σημαντικά πράγματα.

Το καθημερινό πρόγραμμα του επιχειρηματία είναι συνήθως ένας χαοτικός τυφώνας καθηκόντων, που τον «πετά» από δραστηριότητα σε δραστηριότητα καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας. Αντ’ αυτού, χρησιμοποιήστε την τεχνική των πλαισίων χρόνου, χωρίζοντας τη μέρα σας σε πλαίσια χρόνου για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων εργασιών. Έτσι, μεγιστοποιείτε την παραγωγικότητά σας και μειώνετε τους περισπασμούς. Αυτή η μέθοδος θα μειώσει το στρες που νιώθετε, ενώ παράλληλα θα σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα – και η ποιότητα της εργασίας θα είναι επίσης καλύτερη.

Μερικές φορές, μπορεί να είναι πραγματικά δύσκολο να συγκεντρωθεί κανείς στα καθήκοντά του, όταν οι άνθρωποι γύρω του του αποσπούν την προσοχή. Μη διστάσετε να απομονωθείτε και να αποφύγετε τον κόσμο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να απενεργοποιήσετε το τηλέφωνό σας, την πόρτα του γραφείου σας (με μια πινακίδα που να προειδοποιεί τους επίδοξους εισβολείς) και να φορέσετε ακουστικά που εξουδετερώνουν τον θόρυβο. Αυτό θα σας δώσει χώρο και χρόνο για τον εαυτό σας.

Ο εγκέφαλός μας είναι μέρος του σώματός μας, οπότε πρέπει να φροντίζουμε το σώμα μας για να εξασφαλίσουμε ότι ο εγκέφαλός μας λειτουργεί στη μέγιστη δυνατή απόδοση. Η καλή διατροφή θα βελτιώσει τη διάθεσή σας και θα σας βοηθήσει να σκέφτεστε πιο καθαρά. Αποφύγετε την υπερβολική κατανάλωση καφεΐνης, η οποία μπορεί να σας δώσει μια αίσθηση εγρήγορσης, αλλά μπορεί επίσης να επηρεάσει τη συγκέντρωσή σας. Ωστόσο, φροντίστε να συζητήσετε ένα πρόγραμμα διατροφής με τον γιατρό σας, πριν κάνετε δραστικές αλλαγές στη διατροφή σας.

Η ξεκούραση είναι ένα άλλο σημαντικό κομμάτι της φροντίδας του σώματός και, κατά συνέπεια, του εγκεφάλου. Αν δεν κοιμηθείτε καλά, δεν θα μπορείτε να σκεφτείτε καθαρά και θα δυσκολεύεστε να συγκεντρωθείτε στις εργασίες σας. Μελέτες δείχνουν ότι ο εγκέφαλος επεξεργάζεται προβλήματα ακόμη και όταν κοιμόμαστε, οπότε κατά κάποιον τρόπο, κάνετε δουλειά προσφέροντας στον εαυτό σας ξεκούραση. Να θυμάστε, ο σκοπός δεν είναι να μεγιστοποιήσετε τον χρόνο που έχετε για να εργαστείτε, αλλά να μεγιστοποιήσετε την ποιότητα του χρόνου.

Πηγή: Free Vector by freepik | Flat-hand drawn time management illustration (freepik.com)