Tema 2 Un plan de gestión de crisis

Un plan de gestión de crisis describe cómo reaccionará su empresa en caso de crisis. El plan debe identificar quién actuará y cuáles serán sus funciones. El objetivo de un plan de gestión de crisis es minimizar los daños y restablecer el funcionamiento de la empresa lo antes posible.

Su plan de gestión de crisis es un documento vivo que su equipo puede consultar y actualizar con frecuencia. Hay varias formas de esbozar el plan, pero un plan de crisis típico se parece a una lista de comprobación. Cuando se produzcan contratiempos, su equipo puede marcar lo que hay que hacer para responder a la crisis.

No hay forma de saber qué tipo de crisis puede producirse y cuándo, pero la realización de un análisis de riesgos puede darle una idea generalizada. idea de las amenazas potenciales a las que puede enfrentarse su empresa.

6 pasos para crear un plan de gestión de crisis

Para crear un plan de gestión de crisis eficiente y eficaz, divídalo en pasos más pequeños y alcanzables. Esto puede ayudarle a identificar los riesgos probables sin sentirse abrumado por la crisis potencial en su conjunto. Para organizar su plan, utilice una plantilla de gestión de crisis con los seis pasos siguientes:

Antes de dar el primer paso en la planificación de la gestión de crisis, elija un equipo de líderes con los que colaborar durante el proceso de planificación de crisis. Su equipo debe incluir a las personas que actuarán durante una crisis. Reúna a este equipo al principio de la planificación de la gestión de crisis para que todos conozcan los entresijos de su estrategia de crisis.

Para empezar el proceso de planificación, organice una sesión de lluvia de ideas para evaluar los distintos riesgos a los que puede enfrentarse su empresa. Como ya hemos dicho, puedes empezar la sesión de lluvia de ideas analizando los riesgos asociados a tu campo de trabajo. Utiliza un registro de riesgos para identificar y analizar la probabilidad de que se produzcan. Un registro de riesgos puede eliminar retrasos en el progreso y preparar posibles contratiempos. También puede ayudarte a visualizar qué riesgos tienen más probabilidades de producirse, de modo que puedas planificar una respuesta para ellos.

Una vez que haya identificado los riesgos de alta probabilidad que podrían afectar a su empresa, determine el impacto empresarial de estos riesgos con la ayuda de su equipo de liderazgo de crisis. Cada riesgo puede provocar resultados diferentes, por lo que es importante analizarlos por separado. Entre las posibles repercusiones en el negocio pueden figurar la pérdida de clientes, el deterioro de la reputación, el retraso en las ventas, la pérdida de ingresos o las multas reglamentarias.

A continuación, tome cada uno de los riesgos que haya identificado y determine qué medidas tendría que tomar su equipo para responder a la amenaza en caso de que se produzca. Por ejemplo, si tienes una empresa de limpieza y tienes que ocuparte del mantenimiento de la máquina de limpieza, necesitas a alguien que se ocupe de ello. En caso de fallo, tu cliente no quedará satisfecho y puedes perderlo.

Una vez que haya comprendido verbalmente las amenazas a las que puede enfrentarse su empresa, el impacto empresarial y cómo responder, concrete su plan. Un plan de gestión de crisis es más que una estrategia escrita o verbal. Debe incluir elementos clave como un protocolo de activación y contactos de emergencia, de los que hablaremos con más detalle a continuación. También tendrá que colaborar con las principales partes interesadas para que todos sepan qué hacer y cuándo.

Una vez completado el plan de crisis, revise el producto final para asegurarse de que no hay lagunas. Revise su plan de gestión de crisis y actualícelo al menos una vez al año, porque los riesgos potenciales pueden cambiar con el tiempo.

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Lista de control del plan de gestión de crisis:

Cuando elabore su plan de gestión de crisis, utilice esta lista de comprobación para asegurarse de que no ha pasado por alto ningún detalle importante.

Un análisis de riesgos describe físicamente los riesgos potenciales a los que puede enfrentarse su empresa y los ordena por probabilidad.

Incluir la gestión de riesgos en su plan de respuesta a emergencias es útil porque los nuevos responsables pueden consultarlo si la dirección turnos.

El protocolo de activación determina cuándo se debe actuar en caso de crisis. Por ejemplo, puede decidir que los miembros de su equipo no actúen hasta que la crisis alcance un determinado nivel de impacto empresarial. Una vez que se produce ese impacto empresarial, el equipo de gestión de crisis se pone en marcha para responder.

Incluya los principales datos de contacto en caso de emergencia para agilizar el proceso de respuesta ante crisis que requieran ayuda externa. La lista de contactos de emergencia puede incluir a las fuerzas de seguridad locales, el personal de primeros auxilios del hospital y los bomberos, así como a servicios de fontanería, electricistas, control de intoxicaciones y cualquier otro servicio relacionado con los riesgos que haya identificado en su análisis.

Mientras que un protocolo de activación define exactamente cuándo su equipo de respuesta a crisis debe responder a una crisis, los procedimientos de respuesta describen los planes de acción de cada persona cuando se desencadena. Utilice una matriz de funciones y responsabilidades, también conocida como diagrama RACI, para aclarar los puestos de toma de decisiones en su plan de respuesta a crisis. Por ejemplo, un gráfico RACI puede ayudar al equipo de respuesta a determinar quién es responsable de comunicarse con el público y quién es responsable de hablar con los empleados.

Cuando se produce una crisis, sus operaciones internas pueden no ser las únicas afectadas. Una vez que la crisis se haya extendido lo suficiente, tendrá que explicar la situación a las principales partes interesadas externas y al público. Su estrategia de comunicación externa de crisis debe incluir detalles sobre quién transmitirá la información y quién se encargará de gestionar los comentarios.

Una evaluación posterior a la crisis recuerda a su equipo que debe hacer un seguimiento y valorar lo que ha ido bien y lo que no. A continuación, puede actualizar su plan de crisis con las lecciones aprendidas para mejorar sus procedimientos de respuesta y reducir el impacto empresarial.