Tema 3 Beneficios de la gestión de proyectos y críticas Método Path

Las pequeñas empresas no tienen margen de error, por eso es importante que cumpla los objetivos de presupuesto y calendario de su proyecto. Si organizas un proyecto desde el principio y lo gestionas eficazmente hasta su finalización, aumentarás las posibilidades de alcanzar tus objetivos a tiempo y sin salirte del presupuesto.

Ejemplo: Durante la planificación del proyecto para preparar una tarta de boda encargada hace meses, Emma se da cuenta de que algunos ingredientes se han encarecido. Decide buscar productos más baratos en oferta, debido a la fecha de caducidad (pero todavía en perfecto calidad) siempre que lo sepa, utilizará estos ingredientes de inmediato. En este caso, se ajustará al presupuesto y ofrecerá un producto de alta calidad.

Los proyectos que se salen de control pueden inmovilizar los recursos de una organización e interferir con otras tareas importantes, porque usted tenga menos trabajadores que pueda repartir para cubrir las carencias. Si quieres evitar interrupciones constantes en tu negocio, tienes que implantar la gestión de proyectos.

Ejemplo: La minuciosa planificación del proyecto por parte de Emma ha permitido identificar que su colega ocasional está disponible durante la temporada principal de repostería estival, por lo que puede asignarle tareas que tendrían lugar durante la temporada más exigente, aunque no fuera una de las principales partes interesadas.

La diferencia entre el fracaso y el éxito de un proyecto suele estar en el gestor del mismo: ¿Dedicó tiempo suficiente al principio para elaborar un calendario exhaustivo del proyecto? ¿Supervisó de cerca el proyecto para asegurarse de que se iban cumpliendo los hitos a tiempo y realizó ajustes para volver al buen camino cuando surgieron obstáculos imprevistos? Las pequeñas empresas a menudo descuidan dedicar este tiempo y esfuerzo a esta parte del proyecto y luego se preguntan por qué no consiguen alcanzar los objetivos.

Ejemplo: Laura se ha dado cuenta, mientras controlaba su agenda, de que su cafetería está reservada para dos fiestas de cumpleaños en el mismo día. Siempre que se diera cuenta a tiempo, conseguía que trabajaran ese día suficientes compañeros para poder preparar todo lo necesario y celebrar las fiestas sin contratiempos.

Incluso en las pequeñas empresas, a menudo te encuentras con un problema de responsabilidad: «Yo no era responsable de eso, lo eras tú». Si los papeles no están claramente definidas, las tareas importantes se quedan por el camino. Pero una buena gestión de proyectos garantiza que las funciones estén claramente definidas y asignadas, que no haya dudas sobre quién es responsable de qué, y que nada quede al azar.

Ejemplo: Gracias a que Laura (del mencionado lugar de café) asignó a cada persona una tarea concreta y detalló de qué era responsable, todo el mundo supo cuándo la pelota estaba en su tejado y todas las tareas se completaron a tiempo.

Una buena gestión de proyectos incluye buena documentación, acumulación de datos y rendición de cuentas. Una vez finalizado el proyecto, se puede volver atrás, evaluar el rendimiento, hacer conjeturas fundamentadas sobre lo que salió mal o bien y hacer ajustes en futuros proyectos. De lo contrario, se estará dando palos de ciego, condenado a repetir errores u omitir aciertos en el siguiente proyecto.

Ejemplo: Laura revisó los datos una vez finalizado el proyecto (fiestas de cumpleaños) y se dio cuenta de que durante todo ese día sus compañeros tienen que apresurarse a lavar platos y cubiertos para tenerlos listos si alguno de los invitados quiere llevarse un plato limpio para otra comida. Hubo un accidente y algunos platos se rompieron. Se dio cuenta de que si en el futuro celebran dos fiestas al mismo tiempo con tanta gente, necesitarán más equipamiento.

El método del camino crítico identifica la secuencia más larga de tareas dependientes dentro de un proyecto. Si esas tareas se completan a tiempo, el proyecto puede terminarse en la fecha más temprana posible. También identifica las tareas que pueden completarse en paralelo a las tareas críticas con tiempo de amortiguación a su alrededor. Al dar prioridad a las tareas que no tienen tiempo de amortiguación y completar otras tareas a su alrededor, los gestores de proyectos pueden mantener eficazmente el progreso de los proyectos hasta su finalización a tiempo.

Ejemplo de proceso del método del camino crítico

Veamos un ejemplo del mundo real recorriendo el proceso de cocción de un pastel. Para calcular el camino crítico, primero hay que identificar todas las actividades dentro de la ejecución del proyecto. A continuación, identifique las dependencias de las actividades, es decir, las actividades que deben completarse una tras otra. A continuación, decida cuáles forman parte del camino crítico, o la secuencia más larga de tareas dependientes. Asimismo, decida qué actividades pueden completarse en paralelo a las actividades de la ruta crítica. Por último, trace el camino crítico del proyecto y las actividades paralelas.

Ejemplo de listado de tareas de un proyecto

Como ejemplo muy básico, al hornear un pastel, los pasos generales son los siguientes:

  1. Combinar los ingredientes húmedos y secos y mezclarlos bien.
  2. Precaliente el horno a 350 grados Fahrenheit.
  3. Vierta los ingredientes en un molde engrasado.
  4. Hornear el pastel de 30 a 35 minutos.
  5. Saca el pastel del horno y déjalo enfriar durante una hora.
  6. Hacer el glaseado.
  7. Escarcha la tarta.
  8. Ejemplo de identificación del camino crítico de un proyecto

Ejemplo de diagrama del camino crítico

Para demostrar qué actividades forman parte del camino crítico y cuáles no, los jefes de proyecto crean un diagrama. El diagrama utiliza recuadros para mostrar qué tareas forman parte del camino crítico (no tienen tiempo de holgura) y cuáles pueden completarse en paralelo a esas tareas (tienen flexibilidad en cuanto al momento en que pueden completarse). El gráfico siguiente es un ejemplo básico de diagrama de ruta crítica. Observe que el camino crítico está resaltado en rojo y las tareas paralelas en amarillo.

https://www.forbes.com/advisor/business/critical-path-method//