Argomento 2 Componenti chiave della gestione dei progetti

Si tratta di identificare i requisiti e i risultati attesi del progetto, di stabilire gli obiettivi e le finalità del progetto e di definire la tempistica e le tappe fondamentali del progetto. Questa strategia aiuta le piccole imprese a chiarire i risultati che devono ottenere con i loro progetti, i tempi di realizzazione e le modalità di misurazione del successo.

Definendo l’ambito e gli obiettivi del progetto, le piccole imprese possono pianificare e allocare efficacemente le risorse e garantire che tutti i membri del team di progetto siano allineati sullo scopo e sulla visione del progetto. Una definizione di progetto ben definita aiuta inoltre le piccole imprese a concentrarsi sugli aspetti essenziali del progetto ed evita l’espansione dell’ambito, che può portare a ritardi e sforamenti del budget.

Per definire l’ambito e gli obiettivi del progetto, le piccole imprese devono coinvolgere i principali partecipanti del progetto, come clienti, fornitori e membri del team, per identificare i requisiti del progetto e determinarne l’ambito. Questo processo assicura che tutti comprendano cosa comporta il progetto e i risultati da raggiungere, portando al completamento del progetto con successo. Le piccole imprese dovrebbero inoltre stabilire obiettivi e traguardi chiari, misurabili, specifici e con scadenze precise, in modo da poter monitorare i progressi e misurare il successo.

Fonte: https://walkingtree.tech/effective-planning-defining-project-scope-web-development/

Si tratta di identificare i membri del team, sviluppare ruoli e responsabilità chiari e stabilire una comunicazione efficace per garantire che tutti lavorino insieme verso gli obiettivi del progetto.

Per cominciare, è importante identificare le capacità e le competenze necessarie per il progetto e selezionare i membri del team con le qualifiche e l’esperienza adeguate. È inoltre importante considerare le dinamiche del team e assicurarsi che i membri abbiano un rapporto di lavoro positivo e possano collaborare in modo efficace. Una volta costituito il team, è importante sviluppare un piano di comunicazione. Questo piano deve prevedere riunioni regolari del team, aggiornamenti sui progressi e canali per la risoluzione di problemi o conflitti. Per garantire che ogni membro del team comprenda il proprio ruolo e le proprie responsabilità, è essenziale definire compiti e sottocompiti chiari e specifici. Ogni membro del team deve essere consapevole del proprio contributo al progetto e delle tempistiche e scadenze associate ai propri compiti.

Infine, una gestione efficace del team di progetto richiede un monitoraggio continuo e le necessarie modifiche. Ciò include aggiornamenti regolari sui progressi, una comunicazione aperta con i membri del team e la risoluzione di eventuali problemi o conflitti. Costruendo un team di progetto efficace, le piccole imprese possono assicurarsi che i loro progetti siano portati a termine in tempo, rispettando il budget e soddisfacendo le parti interessate.

È essenziale avere una chiara comprensione di ciò che il progetto comporta, delle risorse necessarie e delle tempistiche di completamento. In primo luogo, il project manager deve definire i compiti e i sottocompiti del progetto. Ciò comporta la suddivisione del progetto in attività più piccole e gestibili e l’identificazione di eventuali dipendenze o attività correlate.

In secondo luogo, è fondamentale sviluppare una tempistica e un calendario del progetto. Si tratta di stimare il tempo necessario per ogni attività e di ordinare le attività in modo logico. Il project manager deve prendere in considerazione tutti i potenziali colli di bottiglia o ritardi e prevedere un certo margine di tempo per tener conto degli eventi imprevisti.

Infine, è essenziale allocare le risorse e il budget in modo appropriato. Ciò comporta l’identificazione delle risorse necessarie per ogni attività, compresi il personale, le attrezzature e i materiali. Il project manager deve anche stimare il costo di ogni attività e sviluppare un budget che copra tutte le spese del progetto.

Creando un piano di progetto, i piccoli imprenditori possono assicurarsi che i loro progetti siano ben organizzati e che abbiano una chiara tabella di marcia per raggiungere i loro obiettivi. Un buon piano di progetto può aiutare a evitare ritardi, a gestire le risorse in modo efficace e a garantire che il progetto sia completato nei tempi e nel budget previsti.

Fonte: https://www.projectmanagement.ie/blog/what-is-a-project-plan/

Lo scopo di questa strategia è quello di garantire che il progetto rimanga in linea e raggiunga i suoi obiettivi entro i tempi e il budget definiti.

Per gestire e monitorare efficacemente i progressi, il project manager deve utilizzare un sistema di gestione del progetto che gli consenta di tenere traccia delle tappe fondamentali del progetto, di identificare i potenziali ostacoli e di adottare le misure correttive necessarie. Questo sistema dovrebbe includere check-in regolari con i membri del team per valutare i progressi e garantire che tutti siano a conoscenza di eventuali modifiche o aggiornamenti del piano di progetto.

È inoltre essenziale mantenere una comunicazione aperta con i membri del team per garantire che abbiano il supporto e le risorse necessarie per portare a termine i loro compiti nei tempi previsti. Ciò significa affrontare tempestivamente qualsiasi problema o preoccupazione, fornire feedback e ringraziare i membri del team per il loro contributo al progetto.

È necessario produrre e condividere con le parti interessate rapporti periodici sullo stato di avanzamento del progetto, che illustrino i progressi e le eventuali modifiche al piano o alla tempistica del progetto. Questi rapporti possono aiutare a mantenerli informati e coinvolti nel progetto, promuovendo la trasparenza e costruendo la fiducia.

Per garantire il successo del progetto, è importante identificare i potenziali rischi e sviluppare strategie per mitigarli.

Il primo passo nella gestione dei rischi del progetto è l’identificazione dei rischi potenziali. Questo può essere fatto con un brainstorming con il team di progetto e gli stakeholder per determinare tutti i fattori che possono avere un impatto negativo sul progetto. I rischi possono essere classificati in diversi tipi, come quelli tecnici, finanziari o ambientali.

Una volta identificati i rischi, è possibile sviluppare un piano di gestione dei rischi. Questo piano deve delineare le strategie per affrontare ogni rischio, comprese le misure preventive, le strategie di mitigazione e i piani di emergenza. Le misure preventive possono includere l’implementazione di processi di controllo della qualità o l’aggiunta di sovrastrutture per ridurre al minimo la probabilità che un rischio si verifichi. Le strategie di mitigazione possono includere lo sviluppo di piani alternativi per affrontare un rischio nel caso in cui si verifichi. I piani di emergenza devono essere messi in atto nel caso in cui si verifichi un rischio e devono includere misure per ridurre al minimo l’impatto del rischio sulla tempistica e sul budget del progetto.

È importante monitorare e affrontare i rischi durante tutto il ciclo di vita del progetto. È necessario condurre valutazioni periodiche dei rischi per garantire che tutti i nuovi rischi siano identificati e affrontati. Anche la comunicazione con il team di progetto e con gli stakeholder è fondamentale, in quanto questi ultimi possono disporre di informazioni preziose sui rischi potenziali e possono fornire un feedback sulle strategie di gestione dei rischi.

Fonte: https://maddevs.io/project-management/analyze-anticipate-risks/

Si tratta di una fase essenziale che prevede la valutazione del successo del progetto, la raccolta di feedback dai membri del team e dalle parti interessate e la documentazione delle lezioni apprese dal progetto per riferimenti futuri.

In primo luogo, valutare il successo del progetto. Ciò include la misurazione delle prestazioni del progetto rispetto agli obiettivi e alle finalità. È importante identificare le aree in cui il progetto non ha soddisfatto le aspettative e capire perché. Questo aiuterà a pianificare i progetti futuri.

In secondo luogo, raccogliete il feedback dei membri del team e delle parti interessate. Questo feedback può essere ottenuto attraverso sondaggi, interviste o riunioni. È essenziale capire cosa ha funzionato bene e cosa potrebbe essere migliorato nel prossimo progetto.

Infine, documentare le lezioni apprese dal progetto. Questo aspetto è fondamentale per il miglioramento continuo dei processi di gestione del progetto. La documentazione deve includere informazioni quali ciò che ha funzionato bene, ciò che non ha funzionato e ciò che potrebbe essere migliorato. È importante condividere queste informazioni con gli altri project manager dell’organizzazione per aiutarli a imparare dall’esperienza.

Fonte: Free Vector by freepik | Ricetta del pane fatto in casa (freepik.com)

Scenario - Preparare una torta

  1. Per prima cosa, dobbiamo determinare la necessità di preparare la torta. In questo caso, stiamo preparando una torta per il compleanno di un nostro amico (chiamiamolo Philip). Ma non vogliamo preparare una torta qualsiasi, bensì una torta che sappiamo piacerà a Filippo. Questo è il nostro obiettivo.
  2. In secondo luogo, stabiliamo il nostro team di progetto. Sono in grado di farlo da solo o chi altro deve aiutarmi a preparare una torta? Ho bisogno di contattare alcuni fornitori per ottenere alcune risorse? Ho le qualifiche e l’esperienza adeguate per il successo del progetto? Chi si occuperà di portare la torta alla festa?
  3. In terzo luogo, dobbiamo raccogliere le informazioni e le risorse necessarie e preparare un piano di progetto. Nel caso di una torta, questo include tutti gli ingredienti della ricetta e gli strumenti di cottura, ma anche informazioni come il tipo di torta preferita, il numero di persone che parteciperanno alla festa (forse avremo bisogno di fare due o tre torte), la scoperta di eventuali restrizioni o allergie alimentari, ecc. Raccogliere e gestire correttamente tutte le risorse prima dell’inizio di un progetto può aiutare a far sì che le cose si svolgano senza intoppi in seguito. Non c’è niente di peggio che iniziare una torta e rendersi conto di non avere abbastanza farina per la crosta!
  4. In quarto luogo, dobbiamo riuscire a preparare la torta e a monitorare i progressi. Dovremmo avere una ricetta a portata di mano e seguire attentamente le istruzioni. Dobbiamo determinare le misure della nostra torta. Dopo averla portata alla festa, vorremo sapere se la nostra torta è piaciuta. È bene fare domande specifiche. Il ripieno era buono? La crosta era abbastanza soffice? Le spezie erano equilibrate? È bene raccogliere quante più informazioni possibili, in modo da avere una visione completa dell’intero progetto e non solo di un elemento.
  5. In quinto luogo, tuttavia, come nel caso di molti progetti di panificazione, dovete essere flessibili e avere un piano di emergenza per eliminare i rischi. Anche i progetti meglio preparati sono potenzialmente soggetti a contrattempi. Cosa succede se il forno si rompe? Se il vostro programma vi costringe a rimandare la cottura di un giorno? E se la torta si brucia? Esaminare in anticipo questi scenari e le loro possibili soluzioni può aiutare a prevenire ulteriori deragliamenti.
  6. Infine, dobbiamo prendere ciò che abbiamo imparato sulla nostra abilità nella preparazione delle torte e applicarlo al nostro prossimo progetto. Forse la ricetta della crosta deve essere modificata. Forse il rapporto tra ripieno e miscela di spezie non era corretto. È importante prendersi un momento per riflettere su ciò che funziona e ciò che non funziona prima di procedere con il prossimo progetto.

Potreste pensare: “Sono tutte cose di buon senso: la maggior parte di queste cose le faccio senza nemmeno pensarci. Chi inizia un progetto senza avere un obiettivo in mente?”. Per quanto possa essere sorprendente, il 37% delle aziende ha dichiarato che i fallimenti dei progetti sono dovuti alla mancanza di obiettivi chiari. Sì, il processo di gestione dei progetti sembra molto intuitivo. Tuttavia, se le grandi aziende inciampano nella prima (e più importante!) fase, il processo è sicuramente più complesso e articolato di quanto si possa pensare. Inoltre, pensate alle conseguenze di un fallimento del progetto. Cosa succederebbe se non aveste preparato abbastanza torta per tutti i partecipanti alla festa? E se qualcuno fosse allergico alle spezie utilizzate? Per le aziende, il fallimento di un progetto può essere estremamente dannoso, con conseguente spreco di tempo, risorse e denaro.

Fonte: Free Photo by cookie_studio | Colleghi che discutono nuove idee in una riunione di lavoro (freepik.com)