Argomento 2 Un piano di gestione delle crisi

Un piano di gestione delle crisi descrive il modo in cui l’azienda reagirà in caso di crisi. Il piano deve identificare chi interverrà e quali saranno i suoi ruoli. L’obiettivo di un piano di gestione delle crisi è ridurre al minimo i danni e ripristinare le attività aziendali il più rapidamente possibile.

Il piano di gestione delle crisi è un documento vivo che il team può consultare e aggiornare frequentemente. Esistono vari modi per delineare il piano, ma un tipico piano di crisi assomiglia a una lista di controllo. Quando si verifica un incidente, il team può spuntare le voci che devono essere fatte per rispondere alla crisi.

Non c’è modo di sapere quale tipo di crisi potrebbe verificarsi e quando, ma l’esecuzione di un’analisi dei rischi può darvi un’idea generale delle potenziali minacce che la vostra azienda potrebbe affrontare.

6 fasi per creare un piano di gestione delle crisi

Per creare in modo efficiente ed efficace un piano di gestione delle crisi, è bene suddividerlo in fasi più piccole e raggiungibili. Questo può aiutare a identificare i rischi probabili senza farsi sopraffare dalla crisi potenziale nel suo complesso. Per organizzare il vostro piano, utilizzate un modello di gestione delle crisi con le seguenti sei fasi:

Prima di compiere il primo passo nella pianificazione della gestione delle crisi, occorre scegliere un team di leader con cui collaborare durante il processo di pianificazione della crisi. Il team deve comprendere le persone che interverranno durante la crisi. Riunite questo team fin dall’inizio della pianificazione della gestione della crisi, in modo che tutti conoscano i dettagli della vostra strategia di crisi.

Per iniziare il processo di pianificazione, fate una sessione di brainstorming per valutare i vari rischi che la vostra azienda potrebbe affrontare. Come già detto, potete iniziare la sessione di brainstorming esaminando i rischi associati al vostro settore di attività. Utilizzate un registro dei rischi per identificare e analizzare la probabilità che si verifichino. Un registro dei rischi può eliminare i ritardi nei progressi e prepararsi a potenziali contrattempi. Può anche aiutarvi a visualizzare quali rischi hanno maggiori probabilità di verificarsi, in modo da poter pianificare una risposta a tali rischi.

Una volta identificati i rischi ad alta probabilità che potrebbero colpire la vostra azienda, determinatene l’impatto commerciale con l’aiuto del vostro team di leadership di crisi. Ogni rischio può causare esiti diversi, quindi è importante analizzarli separatamente. I potenziali impatti sull’azienda possono includere l’abbandono dei clienti, il danneggiamento della reputazione, il ritardo nelle vendite, la perdita di entrate o le multe previste dalla normativa.

Successivamente, prendete in considerazione ogni rischio identificato e determinate le azioni che il vostro team dovrà intraprendere per rispondere alla minaccia, qualora si verifichi. Ad esempio, se avete un’impresa di pulizie e dovete provvedere alla manutenzione delle macchine, avete bisogno di qualcuno che se ne occupi. In caso di fallimento, il vostro cliente non sarà soddisfatto e potreste perderlo.

Una volta chiariti verbalmente i pericoli che l’azienda può incontrare, l’impatto sull’azienda e le modalità di risposta, è necessario consolidare il piano. Un piano di gestione delle crisi è più di una strategia scritta o verbale. Dovrebbe includere elementi chiave come un protocollo di attivazione e i contatti di emergenza, di cui parleremo in dettaglio più avanti. Dovrete inoltre collaborare con i principali stakeholder in modo che tutti capiscano cosa fare e quando.

Una volta completato il piano di crisi, rivedete il prodotto finale per assicurarvi che non ci siano lacune. Rivedete il vostro piano di gestione delle crisi e aggiornatelo almeno una volta all’anno, perché i rischi potenziali possono cambiare nel tempo.

Fonte: https://asana.com/resources/crisis-management-plan

Lista di controllo del piano di gestione delle crisi:

Durante la creazione del piano di gestione delle crisi, utilizzate questa lista di controllo per assicurarvi di non aver trascurato i dettagli più importanti.

Un’analisi dei rischi delinea fisicamente i rischi potenziali che l’azienda può affrontare e li mette in ordine di probabilità. Includere la gestione dei rischi nel piano di risposta alle emergenze è utile perché i nuovi dirigenti possono farvi riferimento in caso di cambio di gestione.

Il protocollo di attivazione determina quando si deve intervenire in caso di crisi. Ad esempio, si può decidere che i membri del team debbano aspettare ad agire finché la crisi non raggiunge un certo livello di impatto aziendale. Una volta che l’impatto sull’azienda si verifica, il team di gestione della crisi deve intervenire.

Includere i principali contatti di emergenza per accelerare il processo di risposta alle crisi che richiedono un aiuto esterno. L’elenco dei contatti di emergenza può includere le forze dell’ordine locali, i primi soccorritori dell’ospedale e i vigili del fuoco, nonché i servizi idraulici, gli elettricisti, il servizio antiveleni e qualsiasi altro servizio correlato ai rischi identificati nell’analisi.

Mentre un protocollo di attivazione definisce esattamente il momento in cui il team di risposta alle crisi deve rispondere a una crisi, le procedure di risposta delineano i piani d’azione per ogni persona quando viene attivata. Utilizzate una matrice di ruoli e responsabilità, nota anche come tabella RACI, per chiarire le posizioni decisionali nel vostro piano di risposta alle crisi. Ad esempio, un diagramma RACI può aiutare il team di risposta a determinare chi è responsabile della comunicazione con il pubblico e chi è responsabile di parlare con i dipendenti.

Quando si verifica una crisi, le operazioni interne potrebbero non essere le uniche ad essere colpite. Una volta che la crisi è sufficientemente diffusa, dovrete spiegare la situazione ai principali stakeholder esterni e al pubblico. La vostra strategia di comunicazione di crisi esterna deve includere dettagli su chi fornirà le informazioni e su chi si occuperà di gestire i feedback.

Una valutazione post-crisi ricorda al vostro team di seguire e valutare cosa è andato bene e cosa no. È quindi possibile aggiornare il piano di crisi con le lezioni apprese per migliorare le procedure di risposta e ridurre l’impatto sull’azienda.