Argomento 3 Vantaggi della gestione dei progetti e del metodo del percorso critico

Le piccole imprese non hanno margine di errore, per questo è importante rispettare gli obiettivi di budget e di calendario del progetto. Organizzando un progetto fin dall’inizio e gestendolo in modo efficace fino al suo completamento, aumenterete le possibilità di raggiungere gli obiettivi nei tempi e nei costi previsti.

Esempio: Durante la pianificazione del progetto per la preparazione di una torta nuziale ordinata mesi prima, Emma si accorge che alcuni ingredienti sono diventati più costosi. Decide di cercare prodotti più economici in vendita, a causa della data di scadenza (ma ancora in perfetta qualità), purché sappia che utilizzerà subito questi ingredienti. In questo caso, rispetterà il budget e consegnerà un prodotto di alta qualità.

I progetti che sfuggono al controllo possono impegnare le risorse di un’organizzazione e interferire con altre attività importanti, perché si ha meno personale da distribuire per colmare le lacune. Se si vogliono evitare continue interruzioni dell’attività, è necessario implementare la gestione dei progetti.

Esempio: L’accurata pianificazione del progetto di Emma ha individuato che la sua collega occasionale è disponibile durante la principale stagione di panificazione estiva, e può assegnarle compiti che si svolgeranno durante la stagione più impegnativa, anche se non è una delle parti interessate principali.

La differenza tra il fallimento e il successo di un progetto dipende spesso dal project manager: Ha dedicato abbastanza tempo all’inizio per redigere un’accurata pianificazione del progetto? Ha monitorato da vicino il progetto per assicurarsi che raggiungesse I traguerdi in tempo e ha apportato modifiche per rimettersi in carreggiata quando si presentavano ostacoli imprevisti? Spesso le piccole imprese trascurano di dedicare tempo e impegno a questa parte del progetto e poi si chiedono perché non riescono a raggiungere gli obiettivi.

Esempio: Laura si accorge, controllando regolarmente l’agenda, che il suo bar è prenotato per due feste di compleanno nello stesso giorno. Se se ne è accorta subito, è riuscita a far lavorare quel giorno un numero sufficiente di colleghi per poter preparare tutto il necessario e gestire le feste senza problemi.

Anche nelle piccole imprese ci si imbatte spesso in un problema di responsabilità: “Non ero io il responsabile, ma tu”. Se i ruoli non sono chiaramente definiti, i compiti importanti cadono nel dimenticatoio. Ma una buona gestione del progetto assicura che i ruoli siano chiaramente definiti e assegnati, senza dubbi su chi sia responsabile di cosa, e che nulla sia lasciato al caso.

Esempio: Poiché Laura (dal sovracitato bar) ha assegnato alle persone compiti specifici e ha delineato in dettaglio le loro responsabilità, tutti sapevano quando toccava a loro e tutti i compiti sono stati completati in tempo.

Una buona gestione del progetto comprende una buona documentazione, l’accumulo di dati e la rendicontabilità. Una volta terminato il progetto, è possibile tornare indietro, valutare le prestazioni, fare ipotesi ponderate su ciò che è andato male o bene e apportare modifiche ai progetti futuri. In caso contrario, non si fa altro che brancolare nel buio, condannati a ripetere gli stessi errori o a tralasciare i successi nel progetto successivo.

Esempio: Laura ha esaminato i dati al termine del progetto (feste di compleanno) e ha notato che quel giorno i suoi colleghi hanno dovuto affrettarsi a lavare piatti e posate per prepararli se alcuni ospiti volevano prendere un piatto pulito per un altro pasto. C’è stato un incidente e alcuni piatti si sono rotti. Ha notato che se in futuro si terranno due feste contemporaneamente con altrettante persone, avranno bisogno di più attrezzature.

Il metodo del percorso critico identifica la sequenza più lunga di attività interdipendenti all’interno di un progetto. Se questi compiti vengono completati in tempo, il progetto può essere completato al più presto. Inoltre, identifica le attività che possono essere completate in parallelo a quelle critiche, con un tempo cuscinetto intorno ad esse. Dando la priorità alle attività che non hanno tempo di riserva e completando le altre attività intorno ad esse, i project manager possono mantenere in modo efficiente l’avanzamento dei progetti fino al completamento nei tempi previsti.

Esempio di processo con metodo del percorso critico
Vediamo un esempio reale, ripercorrendo il processo di preparazione di una torta. Per determinare il percorso critico, occorre innanzitutto identificare tutte le attività che rientrano nell’esecuzione del progetto. Quindi, identificare le interdipendenze delle attività, ovvero le attività che devono essere completate una dopo l’altra. Quindi, decidere quali fanno parte del percorso critico, o la sequenza più lunga di attività interdipendenti. Inoltre, decidete quali attività possono essere completate in parallelo alle attività del percorso critico. Infine, mappare il percorso critico del progetto e le attività parallele.

Esempio di elencazione dei compiti del progetto
Come esempio di base, quando si prepara una torta, i passaggi generali sono i seguenti:

1. Unire gli ingredienti umidi e secchi e mescolarli bene.
2. Preriscaldare il forno a 350 gradi Fahrenheit.
3. Versare gli ingredienti in una teglia unta.
4. Cuocere la torta per 30-35 minuti.
5. Togliere la torta dal forno e lasciarla raffreddare per un’ora.
6. Preparare la glassa.
7. Glassare la torta.
8. Identificare il percorso critico di un progetto Esempio

Esempio di diagramma del percorso critico

Per dimostrare quali attività fanno parte del percorso critico e quali no, i project manager creano un diagramma. Il diagramma utilizza dei riquadri per mostrare quali attività fanno parte del percorso critico (non hanno tempo libero) e quali possono essere completate in parallelo a tali attività (hanno una certa flessibilità nel momento in cui possono essere completate). Il grafico seguente è un esempio di base di diagramma del percorso critico. Si noti che il percorso critico è evidenziato in rosso e i compiti paralleli in giallo.

Fonte: https://www.forbes.com/advisor/business/critical-path-method//