Téma 2 Kľúčové zložky riadenia projektov

Zahŕňa identifikáciu požiadaviek a výstupov projektu, stanovenie cieľov a zámerov projektu a definovanie časového plánu a míľnikov projektu. Táto stratégia pomáha malým podnikom ujasniť si, čo potrebujú prostredníctvom svojich projektov dosiahnuť, časový harmonogram ich realizácie a spôsob merania úspechu.

Definovaním rozsahu a cieľov projektu môžu malé podniky efektívne plánovať a prideľovať zdroje a zabezpečiť, aby všetci členovia projektového tímu boli v súlade s účelom a víziou projektu. Dobre definovaný rozsah projektu tiež pomáha malým podnikom sústrediť sa na podstatné aspekty projektu a zabraňuje rozširovaniu rozsahu, ktoré môže viesť k oneskoreniu a prekročeniu rozpočtu.

Na definovanie rozsahu a cieľov projektu by malé podniky mali zapojiť kľúčové zainteresované strany projektu, ako sú zákazníci, dodávatelia a členovia tímu, aby identifikovali požiadavky projektu a určili jeho rozsah. Tento proces zabezpečí, že všetci pochopia, čo projekt zahŕňa, aké výsledky sa majú dosiahnuť, čo vedie k úspešnému dokončeniu projektu. Malé podniky by si tiež mali stanoviť jasné zámery a ciele, ktoré sú merateľné, konkrétne a časovo ohraničené, čo im umožní sledovať pokrok a merať úspech.

Zdroj: https://walkingtree.tech/effective-planning-defining-project-scope-web-development/

Zahŕňa identifikáciu členov tímu, stanovenie jasných úloh a zodpovedností a vytvorenie efektívnej komunikácie, aby sa zabezpečilo, že všetci budú spolupracovať na dosiahnutí cieľov projektu.

Na začiatku je dôležité určiť zručnosti a odborné znalosti potrebné pre projekt a vybrať členov tímu s príslušnou kvalifikáciou a skúsenosťami. Dôležité je tiež zvážiť dynamiku tímu a zabezpečiť, aby členovia tímu mali pozitívne pracovné vzťahy a mohli efektívne spolupracovať. Po vytvorení tímu je dôležité vypracovať komunikačný plán. Tento plán by mal zahŕňať pravidelné stretnutia tímu, aktualizácie pokroku a kanály na riešenie problémov alebo konfliktov. Aby sa zabezpečilo, že každý člen tímu rozumie svojej úlohe a povinnostiam, je nevyhnutné definovať jasné a konkrétne úlohy a čiastkové úlohy. Každý člen tímu by si mal byť vedomý svojho príspevku k projektu a časových harmonogramov a termínov súvisiacich s jeho úlohami.

Efektívne riadenie projektového tímu si vyžaduje priebežné monitorovanie a prispôsobovanie podľa potreby. To zahŕňa pravidelné aktualizácie pokroku, otvorenú komunikáciu s členmi tímu a riešenie akýchkoľvek problémov alebo konfliktov, ktoré sa vyskytnú. Vybudovaním efektívneho projektového tímu môžu malé podniky zabezpečiť, aby boli ich projekty dokončené včas, v rámci rozpočtu a k spokojnosti zainteresovaných strán.

Je nevyhnutné mať jasnú predstavu o tom, čo projekt zahŕňa, aké zdroje sú potrebné a aký je časový plán jeho dokončenia. V prvom rade by mal projektový manažér definovať úlohy a čiastkové úlohy projektu. To zahŕňa rozdelenie projektu na menšie, lepšie zvládnuteľné úlohy a identifikáciu všetkých závislostí alebo vzájomne súvisiacich úloh.

Po druhé, je veľmi dôležité vypracovať časový plán a harmonogram projektu. To zahŕňa odhadnutie času potrebného na jednotlivé úlohy a ich zoradenie v logickom poradí. Manažér projektu by mal zvážiť všetky potenciálne prekážky alebo oneskorenia a počítať s určitým rezervným časom na nepredvídané udalosti.

Nakoniec je nevyhnutné primerane prideliť zdroje a rozpočet. To zahŕňa určenie zdrojov potrebných na každú úlohu vrátane personálu, vybavenia a materiálu. Projektový manažér by mal tiež odhadnúť náklady na každú úlohu a vypracovať rozpočet, ktorý pokryje všetky výdavky projektu.

Vytvorením projektového plánu môžu majitelia malých podnikov zabezpečiť, aby ich projekty boli dobre organizované a aby mali jasný plán na dosiahnutie svojich cieľov. Dobrý projektový plán môže pomôcť vyhnúť sa oneskoreniam, efektívne riadiť zdroje a zabezpečiť, aby bol projekt dokončený včas a v rámci rozpočtu.

Zdroj: https://www.projectmanagement.ie/blog/what-is-a-project-plan/

Účelom tejto stratégie je zabezpečiť, aby projekt pokračoval podľa plánu a dosiahol svoje ciele v rámci stanoveného časového harmonogramu a rozpočtu.

Na efektívne riadenie a monitorovanie pokroku by mal projektový manažér používať systém riadenia projektu, ktorý mu umožní sledovať míľniky projektu, identifikovať potenciálne prekážky a v prípade potreby prijať nápravné opatrenia. Tento systém by mal zahŕňať pravidelné kontroly s členmi tímu s cieľom vyhodnotiť pokrok a zabezpečiť, aby všetci vedeli o všetkých zmenách alebo aktualizáciách plánu projektu.

Je tiež dôležité udržiavať otvorenú komunikáciu s členmi tímu, aby sa zabezpečilo, že majú podporu a zdroje, ktoré potrebujú na včasné splnenie svojich úloh. To zahŕňa promptné riešenie akýchkoľvek problémov alebo obáv, poskytovanie spätnej väzby a oceňovanie členov tímu za ich prínos k projektu.

Pravidelne by sa mali vypracúvať správy o stave projektu, ktoré by sa mali poskytovať zainteresovaným stranám a v ktorých by sa uvádzal pokrok projektu a akékoľvek zmeny v pláne alebo časovom harmonograme projektu. Tieto správy môžu pomôcť informovať zainteresované strany a zapojiť ich do projektu, podporiť transparentnosť a budovať dôveru.

Na zabezpečenie úspechu projektu je dôležité identifikovať potenciálne riziká a vypracovať stratégie na ich zmiernenie.

Prvým krokom pri riadení rizík projektu je identifikácia potenciálnych rizík. To možno vykonať brainstormingom s projektovým tímom a zainteresovanými stranami s cieľom určiť všetky faktory, ktoré môžu mať negatívny vplyv na projekt. Tieto riziká možno rozdeliť do rôznych typov, ako sú technické, finančné alebo environmentálne riziká.

Po identifikácii rizík je možné vypracovať plán riadenia rizík. V tomto pláne by mali byť uvedené stratégie na riešenie každého rizika vrátane preventívnych opatrení, stratégií na zmiernenie a pohotovostných plánov. Preventívne opatrenia môžu zahŕňať zavedenie procesov kontroly kvality alebo pridanie nadbytočností s cieľom minimalizovať pravdepodobnosť výskytu rizika. Stratégie zmierňovania môžu zahŕňať vypracovanie alternatívnych plánov na riešenie rizika v prípade jeho výskytu. Pre prípad, že sa riziko vyskytne, by mali byť zavedené pohotovostné plány, ktoré by mali zahŕňať kroky na minimalizáciu vplyvu rizika na časový harmonogram a rozpočet projektu.

Je dôležité monitorovať a riešiť riziká počas celého životného cyklu projektu. Pravidelné hodnotenie rizík by sa malo vykonávať s cieľom zabezpečiť identifikáciu a riešenie všetkých nových rizík. Kľúčová je aj komunikácia s projektovým tímom a zainteresovanými stranami, pretože môžu mať cenné poznatky o potenciálnych rizikách a môžu poskytnúť spätnú väzbu o stratégiách riadenia rizík.

Zdroj: https://maddevs.io/project-management/analyze-anticipate-risks/

Ide o zásadnú fázu, pretože zahŕňa vyhodnotenie úspešnosti projektu, získanie spätnej väzby od členov tímu a zainteresovaných strán a zdokumentovanie získaných skúseností z projektu pre budúce použitie.

Po prvé, zhodnoťte úspešnosť projektu. To zahŕňa meranie výkonnosti projektu v porovnaní s jeho cieľmi a zámermi. Je dôležité identifikovať všetky oblasti, v ktorých projekt nesplnil očakávania, a pochopiť, prečo. Pomôže to pri plánovaní budúcich projektov.

Po druhé, získajte spätnú väzbu od členov tímu a zainteresovaných strán. Túto spätnú väzbu možno získať prostredníctvom prieskumov, rozhovorov alebo stretnutí. Je nevyhnutné pochopiť, čo fungovalo dobre a čo by sa mohlo v ďalšom projekte zlepšiť.

Nakoniec zdokumentujte získané skúsenosti z projektu. Je to veľmi dôležité pre neustále zlepšovanie procesov riadenia projektov. Dokumentácia by mala obsahovať informácie, ako napríklad čo sa osvedčilo, čo sa nepodarilo a čo by sa dalo zlepšiť. Je dôležité podeliť sa o tieto informácie s ostatnými projektovými manažérmi v organizácii, aby ste im pomohli poučiť sa zo skúseností.

Zdroj: Bezplatný vektor od freepik | Recept na domáci chlieb (freepik.com)

Scenár - Pečenie koláča

  1. Najprv musíme určiť potrebu pečenia koláča. V tomto prípade pečieme koláč na narodeniny nášho priateľa (nazvime ho Filip). Nechceme však upiecť len tak nejaký koláč, chceme upiecť koláč, o ktorom vieme, že Filipovi bude chutiť. Toto je náš cieľ.
  2. Po druhé, vytvoríme náš projektový tím. Dokážem to urobiť sám alebo koho ešte potrebujem, aby mi pomohol pripraviť koláč? Musím sa obrátiť na nejakých dodávateľov, aby mi poskytli nejaké zdroje? Mám vhodnú kvalifikáciu a skúsenosti, aby bol tento projekt úspešný? Kto bude zodpovedný za prinesenie koláča na večierok?
  3. Po tretie, musíme zhromaždiť potrebné informácie a zdroje a pripraviť plán projektu. V prípade koláča to zahŕňa všetky ingrediencie podľa receptu a nástroje na pečenie, ale tiež informácie, ako napríklad obľúbený typ koláča, koľko ľudí bude na oslave (možno budeme potrebovať pripraviť dva alebo tri koláče), zistenie, či existujú diétne obmedzenia alebo alergie atď. Zhromažďovanie a správne riadenie všetkých zdrojov pred začiatkom projektu môže pomôcť zabezpečiť, aby všetko neskôr prebiehalo hladko. Nie je nič horšie, ako keď začnete piecť koláč a zistíte, že vám nezostalo dosť múky na kôrku!
  4. Po štvrté, koláč sa nám musí skutočne podariť a musíme sledovať jeho vývoj. Mali by sme mať po ruke recept a mali by sme dôsledne dodržiavať pokyny. Musíme zistiť, ako sa náš koláč meria. Po tom, ako ho vezmeme na večierok, budeme chcieť vedieť, či ľuďom náš koláč chutil. Je dobré klásť konkrétne otázky. Bola náplň vporiadku? Bola kôrka dostatočne nadýchaná? Bolo korenie rovnomerne vyvážené? Je dobré zhromaždiť čo najviac informácií, aby sme mali komplexný pohľad na celý projekt, a nie len na jeden prvok.
  5. Po piate, ako to však býva pri mnohých projektoch na pečenie, musíte byť flexibilní a mať pohotovostný plán na elimináciu rizík. Aj pri najlepšie pripravených projektoch sa môžu vyskytnúť prekážky. Čo ak sa rúra pokazí? Čo ak sa vám kvôli časovému rozvrhu podarí posunúť pečenie o deň? Čo ak sa koláč pripáli? Ak si vopred prejdete tieto scenáre a ich možné riešenia, môžete predísť ďalšiemu vykoľajeniu.
  6. Nakoniec musíme využiť to, čo sme sa naučili o našich zručnostiach pri pečení koláčov, a aplikovať to na náš ďalší projekt. Možno je potrebné vylepšiť náš recept na koláčovú kôrku. Možno pomer náplne a zmesi korenia nebol správny. Je dôležité zamyslieť sa na chvíľu nad tým, čo sa podarilo a čo nie, skôr ako sa pustíte do ďalšieho projektu.

Možno si hovoríte: „To všetko je zdravý rozum – väčšinu týchto vecí robím bez toho, aby som o tom premýšľal. Kto začína projekt bez toho, aby mal na mysli nejaký cieľ?“ Nech je to akokoľvek prekvapujúce, 37 % firiem uviedlo, že neúspech projektu bol spôsobený nedostatkom jasných cieľov. Áno, proces riadenia projektov sa zdá byť veľmi intuitívny. Ak sa však veľké podniky potkýňajú pri prvom (a najdôležitejšom!) kroku, proces je určite zložitejší a náročnejší, ako by sa mohlo zdať. Okrem toho sa zamyslite nad dôsledkami zlyhania projektu. Čo ak ste neupiekli dostatok koláčov pre všetkých na večierku? Čo ak bol niekto alergický na korenie, ktoré ste použili? Pre podniky môže mať zlyhanie projektu mimoriadne nepriaznivé následky vedie k strate času, zdrojov a peňazí.

Zdroj: Foto zadarmo: cookie_studio | Kolegovia diskutujú o nových nápadoch na obchodnom stretnutí (freepik.com)