Téma 2 Plán krízového riadenia

V pláne krízového riadenia sa uvádza, ako bude vaša firma reagovať, ak nastane kríza. Plán by mal určiť, kto bude konať a aké budú jeho úlohy. Cieľom plánu krízového riadenia je minimalizovať škody a čo najrýchlejšie obnoviť činnosť podniku.

Plán krízového riadenia je živý dokument, na ktorý sa váš tím môže odvolávať a často ho aktualizovať. Plán môžete načrtnúť rôznymi spôsobmi, ale typický krízový plán vyzerá ako kontrolný zoznam. Keď dôjde k nešťastiu, váš tím si môže odškrtnúť položky, ktoré je potrebné vykonať v reakcii na krízu.

Nemôžete vedieť, aký typ krízy môže nastať a kedy, ale vykonanie analýzy rizík vám môže poskytnúť všeobecnú predstavu o potenciálnych hrozbách, ktorým môže vaša spoločnosť čeliť.

6 krokov na vytvorenie plánu krízového riadenia
Ak chcete účinne a efektívne vytvoriť plán krízového riadenia, rozdeľte ho na menšie, ľahšie dosiahnuteľné kroky. Pomôže vám to identifikovať pravdepodobné riziká bez toho, aby vás potenciálna kríza ako celok zahltila. Na usporiadanie plánu použite šablónu krízového riadenia s nasledujúcimi šiestimi krokmi:

Skôr ako urobíte prvý krok v plánovaní krízového riadenia, vyberte si tím vedúcich pracovníkov, s ktorými budete spolupracovať počas procesu krízového plánovania. Váš tím by mal zahŕňať ľudí, ktorí budú počas krízy konať. Tento tím zostavte hneď na začiatku plánovania krízového riadenia, aby všetci poznali zákutia vašej krízovej stratégie.

Na začiatku procesu plánovania usporiadajte brainstorming s cieľom posúdiť rôzne riziká, ktorým môže vaša spoločnosť čeliť. Ako bolo uvedené vyššie, brainstorming môžete začať tým, že sa pozriete na riziká spojené s vašou pracovnou oblasťou. Na identifikáciu a analýzu pravdepodobnosti výskytu rizík použite register rizík. Register rizík môže eliminovať oneskorenie postupu a pripraviť sa na možné neúspechy. Môže vám tiež pomôcť vizualizovať, ktoré riziká sa s najväčšou pravdepodobnosťou vyskytnú, aby ste mohli naplánovať reakciu na tieto riziká.

Po identifikácii vysoko pravdepodobných rizík, ktoré by mohli ovplyvniť vašu spoločnosť, určte s pomocou krízového manažmentu ich obchodný vplyv. Každé riziko môže spôsobiť rôzne následky, preto je dôležité analyzovať ich samostatne. Potenciálne obchodné dôsledky môžu zahŕňať úbytok zákazníkov, poškodenie reputácie, oneskorenie predaja, stratu príjmov alebo pokuty od regulačných orgánov. 

Potom zoberte každé riziko, ktoré ste identifikovali, a stanovte, aké kroky by váš tím musel podniknúť, aby reagoval na hrozbu, ak by k nej skutočne došlo. Napríklad, ak máte upratovaciu firmu a musíte udržiavať čistiaci stroj, potrebujete niekoho, kto sa oň postará. V prípade zlyhania nebude váš klient spokojný a môžete ho stratiť. 

Keď ste slovne zhrnuli hrozby, ktorým môže vaša spoločnosť čeliť, ich vplyv na podnikanie a spôsob reakcie, upevnite svoj plán. Plán krízového riadenia je viac než len písomná alebo ústna stratégia. Mal by obsahovať kľúčové položky, ako je aktivačný protokol a kontakty pre prípad núdze, ktoré podrobnejšie rozoberieme nižšie. Budete tiež musieť spolupracovať s kľúčovými zainteresovanými stranami, aby každý pochopil, čo má robiť a kedy.

Po dokončení krízového plánu skontrolujte konečný produkt, aby ste sa uistili, že v ňom nie sú žiadne nedostatky. Plán krízového riadenia prehodnocujte a aktualizujte aspoň raz ročne, pretože potenciálne riziká sa môžu časom meniť.

Zdroj: https://asana.com/resources/crisis-management-plan
Kontrolný zoznam plánu krízového riadenia:

Pri vytváraní plánu krízového riadenia použite tento kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že ste neprehliadli dôležité detaily.

Analýza rizík fyzicky načrtne potenciálne riziká, ktorým môže vaša spoločnosť čeliť, a zoradí ich podľa pravdepodobnosti. Zahrnutie riadenia rizík do plánu reakcie na núdzové situácie je užitočné, pretože noví vedúci pracovníci sa naň môžu odvolať v prípade zmeny vedenia.

Aktivačný protokol určuje, kedy by sa malo konať v prípade vzniku krízy. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že členovia vášho tímu by mali odložiť prijatie opatrení, kým kríza nedosiahne určitú úroveň vplyvu na podnikanie. Akonáhle tento obchodný dopad nastane, spustí sa reakcia tímu krízového riadenia.

Uveďte hlavné kontaktné údaje pre prípad núdze, aby ste urýchlili proces reakcie na krízové situácie, ktoré si vyžadujú externú pomoc. Váš zoznam núdzových kontaktov môže obsahovať miestne orgány činné v trestnom konaní, nemocničné jednotky prvej pomoci a hasičský zbor, ako aj inštalatérske služby, elektrikárov, toxikologickú kontrolu a akékoľvek iné služby súvisiace s rizikami, ktoré ste identifikovali vo svojej analýze.

Zatiaľ čo aktivačný protokol presne definuje, kedy by mal váš krízový tím reagovať na krízu, postupy reakcie opisujú akčné plány pre každú osobu, keď sa spustí. Na objasnenie rozhodovacích pozícií v pláne reakcie na krízu použite maticu úloh a zodpovedností, známu aj ako tabuľka RACI. Tabuľka RACI môže napríklad pomôcť tímu reakcie určiť, kto je zodpovedný za komunikáciu s verejnosťou a kto za rozhovory so zamestnancami.

Keď dôjde ku kríze, nemusí to mať vplyv len na vaše interné operácie. Keď sa kríza dostatočne rozšíri, budete musieť situáciu vysvetliť kľúčovým externým zainteresovaným stranám a verejnosti. Vaša stratégia externej krízovej komunikácie by mala obsahovať podrobnosti o tom, kto bude poskytovať informácie, ako aj o tom, kto je zodpovedný za spracovanie spätnej väzby.

Posúdenie po kríze pripomína vášmu tímu, že je potrebné sledovať a zhodnotiť, čo sa podarilo a čo nie. Potom môžete aktualizovať svoj krízový plán na základe získaných skúseností s cieľom zlepšiť postupy reakcie a znížiť vplyv na podnikanie.