Téma 3 Výhody projektového riadenia a metódy kritickej cesty

Malé podniky nemajú priestor na chyby, a preto je dôležité, aby ste splnili ciele rozpočtu a harmonogramu projektu. Ak si projekt zorganizujete hneď na začiatku a budete ho efektívne riadiť až do jeho ukončenia, zvýšite šancu, že svoje ciele dosiahnete včas a v rámci rozpočtu.
Príklad: V rámci projektu sa môžete zamerať na realizáciu projektu, ktorý je v súlade s platnými predpismi, napr: Počas plánovania projektu na pečenie svadobnej torty objednanej pred niekoľkými mesiacmi si Emma uvedomí, že niektoré prísady zdraželi. Rozhodla sa hľadať lacnejšie výrobky vo výpredaji, kvôli dátumu spotreby (ale stále v perfektnej kvalite), pokiaľ vie, že tieto ingrediencie hneď použije. V takom prípade zostane v rámci rozpočtu a dodá vysokokvalitný výrobok.

Projekty, ktoré sa vymknú spod kontroly, môžu viazať zdroje organizácie a zasahovať do iných dôležitých úloh, pretože máte menej pracovníkov, ktorých môžete rozmiestniť, aby vyplnili medzery. Ak sa chcete vyhnúť neustálym poruchám v podnikaní, musíte zaviesť projektové riadenie.
Príklad: Projektové riadenie v oblasti riadenia projektov (tzv: Pri dôkladnom plánovaní projektu Emma zistila, že jej príležitostná kolegyňa je k dispozícii počas hlavnej letnej sezóny pečenia, a môže ju pripojiť k úlohám, ktoré by sa uskutočnili počas najnáročnejšej sezóny, aj keď nebola hlavným zainteresovaným subjektom.

Rozdiel medzi neúspechom a úspechom projektu často závisí od projektového manažéra: Venoval na začiatku dostatok času na vypracovanie dôkladného harmonogramu projektu? Sledoval pozorne projekt, aby sa uistil, že sa míľniky plnia načas, a robil úpravy, aby sa vrátil na správnu cestu, keď sa objavia nepredvídané prekážky? Malé podniky často zanedbávajú tento čas a úsilie venované tejto časti projektu a potom sa čudujú, prečo sa im nedarí dosiahnuť ciele.
Príklad: Laura si pri pravidelnej kontrole svojho diára všimla, že jej kaviareň je rezervovaná na dve narodeninové oslavy v ten istý deň. Pokiaľ si to všimla dostatočne skoro, dokázala v ten deň zorganizovať dostatočný počet kolegov, ktorí pracovali, aby dokázali pripraviť všetko potrebné a oslavy prebehli bez problémov.

Aj v malých firmách často narazíte na problém zodpovednosti: „Ja som za to nebol zodpovedný, to ty.“ Ak nie sú jasne definované úlohy, dôležité úlohy sa dostávajú na vedľajšiu koľaj. Dobré projektové riadenie však zabezpečuje, že úlohy sú jasne definované a pridelené, pričom nie je otázne, kto je za čo zodpovedný, a nič nie je ponechané náhode.
Príklad: Keďže Laura (zo spomínanej kaviarne) priradila jednotlivcov ku konkrétnym úlohám a podrobne opísala, za čo sú zodpovední, každý vedel, kedy je loptička na jeho strane, a všetky úlohy boli splnené načas.

K dobrému riadeniu projektu patrí kvalitná dokumentácia, zhromažďovanie údajov a zodpovednosť. Po skončení projektu sa môžete vrátiť späť, zhodnotiť výkonnosť, urobiť kvalifikované odhady o tom, čo bolo zlé alebo správne, a vykonať úpravy budúcich projektov. V opačnom prípade sa len hýbete v tme, odsúdení na opakovanie chýb alebo bez úspechov pri ďalšom projekte.
Príklad: Laura si po skončení projektu (narodeninové oslavy) prešla údaje a všimla si, že cez tento deň sa jej kolegovia musia ponáhľať s umývaním tanierov a príborov, aby ich pripravili, ak si niektorý z hostí chce vziať čistý tanier na ďalšie jedlo. Stala sa nehoda a niektoré taniere sa rozbili. Všimla si, že ak budú v budúcnosti organizovať dva večierky v rovnakom čase s toľkými ľuďmi, budú potrebovať viac vybavenia. 

Metóda kritickej cesty identifikuje najdlhšiu postupnosť závislých úloh v rámci projektu. Ak sú tieto úlohy splnené včas, projekt môže byť dokončený v najskoršom možnom termíne. Identifikuje tiež úlohy, ktoré možno dokončiť súbežne s kritickými úlohami s časovou rezervou okolo nich. Stanovením priorít úloh, ktoré nemajú nárazníkový čas, a dokončením ostatných úloh okolo nich môžu projektoví manažéri efektívne udržiavať projekty v chode až do ich včasného dokončenia.

Príklad procesu metódy kritickej cesty
Pozrime sa na príklad z reálneho sveta, kde si prejdeme procesom pečenia koláča. Ak chcete zistiť kritickú cestu, najprv identifikujte všetky činnosti v rámci realizácie projektu. Potom identifikujte závislosti činností – alebo činnosti, ktoré sa musia dokončiť jedna po druhej. Potom rozhodnite, ktoré z nich sú súčasťou kritickej cesty – alebo najdlhšej postupnosti závislých úloh. Rozhodnite tiež, ktoré činnosti možno dokončiť súbežne s činnosťami kritickej cesty. Nakoniec zmapujte kritickú cestu projektu a paralelné činnosti.

Príklad zoznamu úloh projektu
Ako veľmi základný príklad pri pečení koláča sú všeobecné kroky nasledovné:

1. Spojte mokré a suché prísady a dobre ich premiešajte.
2. Predhrejte rúru na 180 stupňov Celzia.
3. Prísady nalejte do vymastenej formy na pečenie.
4. Koláč pečte 30 až 35 minút.
5. Koláč vyberte z rúry a nechajte ho hodinu vychladnúť.
6. Urobte polevu.
7. Koláč polejeme.
8. Identifikácia kritickej cesty projektu Príklad

Príklad diagramu kritickej cesty
Na preukázanie toho, ktoré činnosti sú súčasťou kritickej cesty a ktoré nie, si vedúci projektu vytvoria diagram. V diagrame sa pomocou rámčekov zobrazí, ktoré úlohy sú súčasťou kritickej cesty (nemajú žiadny pohyblivý čas) a ktoré sa môžu dokončiť paralelne s týmito úlohami (majú flexibilitu v tom, kedy sa môžu dokončiť). Nižšie uvedený graf je základným príkladom diagramu kritickej cesty. Všimnite si, že kritická cesta je zvýraznená červenou farbou a paralelné úlohy žltou.

Zdroj: https://www.forbes.com/advisor/business/critical-path-method//