Konu 2: Bir Kriz Yönetimi Planı

Kriz yönetimi planı, bir kriz meydana geldiğinde işletmenizin nasıl tepki vereceğinin ana hatlarını çizer. Planda kimin harekete geçeceği ve rollerinin neler olacağı belirlenmelidir. Kriz yönetimi planının amacı, hasarı en aza indirmek ve iş operasyonlarını mümkün olan en kısa sürede eski haline getirmektir.

Kriz yönetimi planınız, ekibinizin sık sık başvurabileceği ve güncelleyebileceği canlı bir belgedir. Planınızın ana hatlarını çizmenin çeşitli yolları vardır, ancak tipik bir kriz planı bir kontrol listesine benzer. Aksilikler meydana geldiğinde ekibiniz krize müdahale etmek için hangi öğelerin yapılması gerektiğini kontrol edebilir.

Ne tür bir krizin ne zaman ortaya çıkabileceğini bilmenin bir yolu yoktur, ancak risk analizi yapmak size şirketinizin karşılaşabileceği potansiyel tehditler hakkında genel bir fikir verebilir.

Kriz yönetim planı oluşturmak için 6 adım

Verimli ve etkili bir kriz yönetim planı oluşturmak için onu daha küçük, daha ulaşılabilir adımlara bölün. Bu, bir bütün olarak potansiyel krize kapılmadan olası riskleri belirlemenize yardımcı olabilir. Planınızı düzenlemek için aşağıdaki altı adımdan oluşan bir kriz yönetimi şablonu kullanın:

  1. Kriz liderliği ekibinizi belirleyin

Kriz yönetimi planlamasında ilk adımı atmadan önce, kriz planlama sürecinde işbirliği yapacağınız liderlerden oluşan bir ekip seçin. Ekibiniz kriz anında harekete geçecek kişileri içermelidir. Bu ekibi kriz yönetimi planlamasının en başında bir araya getirin, böylece herkes kriz stratejinizin tüm detaylarını bilsin.

  1. Riski değerlendirin

Planlama sürecine başlamak için şirketinizin karşılaşabileceği çeşitli riskleri değerlendirmek üzere bir beyin fırtınası oturumu düzenleyin. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi beyin fırtınası oturumunuza iş alanınızla ilgili risklere bakarak başlayabilirsiniz. Risklerin meydana gelme olasılığını belirlemek ve analiz etmek için bir risk kaydı kullanın. Bir risk listesi, ilerlemedeki gecikmeleri ortadan kaldırabilir ve potansiyel aksaklıklara karşı hazırlık yapabilir. Ayrıca hangi risklerin meydana gelme olasılığının yüksek olduğunu görselleştirmenize ve bu risklere karşı bir yanıt planlayabilmenize yardımcı olabilir.

  1. İş etkisini belirleyin

Şirketinizi etkileyebilecek yüksek olasılıklı riskleri belirledikten sonra, kriz liderliği ekibinizin yardımıyla bu risklerin iş üzerindeki etkisini belirleyin. Her risk farklı sonuçlara neden olabilir, bu nedenle bunları ayrı ayrı analiz etmek önemlidir. Potansiyel iş etkileri arasında müşteri kaybı, itibarın zedelenmesi, satışların gecikmesi, gelir kaybı veya düzenleyici cezalar yer alabilir.

  1. Müdahaleyi planlayın

Daha sonra, tanımladığınız her riski alın ve tehdidin gerçekleşmesi durumunda ekibinizin bu tehdide yanıt vermek için hangi eylemleri gerçekleştirmesi gerektiğini belirleyin. Örneğin temizlik şirketiniz varsa ve temizlik makinenizin bakımını yaptırmanız gerekiyorsa, onunla ilgilenecek birine ihtiyacınız vardır. Başarısızlık durumunda müşteriniz tatmin olmayacak ve onu kaybedebilirsiniz.

  1. Planı sağlamlaştırın

Şirketinizin karşı karşıya kalabileceği tehditleri, iş üzerindeki etkisini ve nasıl yanıt vereceğinizi sözlü olarak anladıktan sonra planınızı sağlamlaştırın. Kriz yönetim planı yazılı veya sözlü bir stratejiden daha fazlasıdır. Aşağıda daha ayrıntılı olarak tartışacağımız aktivasyon protokolü ve acil durumda iletişime geçilecek kişiler gibi önemli öğeleri içermelidir. Herkesin neyi ne zaman yapacağını anlaması için kilit paydaşlarla da işbirliği yapmanız gerekecektir.

  1. İnceleyin ve güncelleyin

Kriz planınız tamamlandıktan sonra, hiçbir boşluk olmadığından emin olmak için nihai ürünü inceleyin. Potansiyel riskler zamanla değişebileceği için kriz yönetimi planınızı yeniden gözden geçirin ve yılda en az bir kez güncelleyin.

Source: https://asana.com/resources/crisis-management-plan

Kriz yönetim planı kontrol listesi:

Kriz yönetimi planınızı oluştururken önemli ayrıntıları gözden kaçırmadığınızdan emin olmak için bu kontrol listesini kullanın.

Risk analizi

Risk analizi, şirketinizin karşılaşabileceği potansiyel risklerin fiziksel olarak ana hatlarını çizecek ve bunları olasılık sırasına koyacaktır. Acil durum müdahale planınıza risk yönetimini dahil etmek faydalıdır çünkü yönetim değiştiğinde yeni liderler buna başvurabilir.

Etkinleştirme protokolü

Aktivasyon protokolü, bir kriz meydana geldiğinde ne zaman harekete geçilmesi gerektiğini belirler. Örneğin, ekip üyelerinizin, bir kriz belirli bir iş etkisi düzeyine ulaşana kadar harekete geçmeyi ertelemeleri gerektiğine karar verebilirsiniz. Bu iş etkisi ortaya çıktığında, kriz yönetimi ekibinin yanıt vermesini tetikler.

Acil durumda iletişime geçilecek kişiler

Dış yardım gerektiren krizlere müdahale sürecini hızlandırmak için ana acil durum iletişim bilgilerini ekleyin. Acil durumda iletişime geçilecek kişiler listeniz, yerel kolluk kuvvetleri, hastane ilk müdahale ekipleri ve itfaiye teşkilatının yanı sıra sıhhi tesisat hizmetleri, elektrikçiler, zehir kontrolü ve analizinizde tanımladığınız risklerle ilgili diğer hizmetleri içerebilir.

Yanıt prosedürleri

Aktivasyon protokolü, kriz müdahale ekibinizin bir krize tam olarak ne zaman müdahale etmesi gerektiğini tanımlarken, müdahale prosedürleri, tetiklendiğinde her kişi için eylem planlarının ana hatlarını çizer. Kriz müdahale planınızdaki karar alma pozisyonlarını açıklığa kavuşturmak için RACI şeması olarak da bilinen bir roller ve sorumluluklar matrisi kullanın. Örneğin, bir RACI şeması, müdahale ekibinin halkla iletişimden kimin sorumlu olduğunu ve çalışanlarla konuşmaktan kimin sorumlu olduğunu belirlemesine yardımcı olabilir.

Dış kriz iletişim stratejisi

Bir kriz meydana geldiğinde, etkilenen tek şey şirket içi operasyonlarınız olmayabilir. Bir kriz yeterince yaygınlaştığında, durumu kilit dış paydaşlara ve kamuoyuna açıklamanız gerekecektir. Harici kriz iletişim stratejiniz, bilgiyi kimin ileteceğinin yanı sıra geri bildirimi ele almaktan kimin sorumlu olduğuna ilişkin ayrıntıları içermelidir.

Kriz sonrası değerlendirme

Kriz sonrası değerlendirme, ekibinize neyin iyi gittiğini ve neyin gitmediğini takip etmesini ve değerlendirmesini hatırlatır. Daha sonra müdahale prosedürlerinizi geliştirmek ve iş üzerindeki etkiyi azaltmak için kriz planınızı öğrenilen derslerle güncelleyebilirsiniz.