Konu 2: Proje Yönetiminin Temel Bileşenleri

Projenin gereksinimlerinin ve çıktılarının belirlenmesini, proje amaç ve hedeflerinin belirlenmesini ve proje zaman çizelgesinin ve kilometre taşlarının tanımlanmasını içerir. Bu strateji, küçük işletmelerin projeleri aracılığıyla neyi başarmaları gerektiğini, tamamlanma zaman çizelgesini ve başarıyı nasıl ölçeceklerini netleştirmelerine yardımcı olur.

Küçük işletmeler, proje kapsamını ve hedeflerini tanımlayarak kaynakları etkili bir şekilde planlayıp tahsis edebilir ve proje ekibindeki herkesin projenin amacı ve vizyonu konusunda aynı fikirde olmasını sağlayabilir. İyi tanımlanmış bir proje kapsamı aynı zamanda küçük işletmelerin projenin temel yönlerine odaklanmasına yardımcı olur ve gecikmelere ve bütçe aşımlarına yol açabilecek kapsam kaymasını önler.

Proje kapsamını ve hedeflerini tanımlamak için küçük işletmeler, proje gereksinimlerini belirlemek ve projenin kapsamını belirlemek amacıyla müşteriler, tedarikçiler ve ekip üyeleri gibi projenin kilit paydaşlarını dahil etmelidir. Bu süreç, herkesin projenin neyi gerektirdiğini, elde edilecek sonuçları anlamasını ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Küçük işletmeler ayrıca ölçülebilir, spesifik ve zamana bağlı, ilerlemeyi takip etmelerine ve başarıyı ölçmelerine olanak tanıyan net hedefler ve hedefler belirlemelidir.

 

Ekip üyelerinin belirlenmesini, net roller ve sorumlulukların geliştirilmesini ve herkesin proje hedeflerine doğru birlikte çalışmasını sağlamak için etkili iletişim kurmayı içerir.

Başlangıç ​​olarak, proje için gereken beceri ve uzmanlığın belirlenmesi ve uygun niteliklere ve deneyime sahip ekip üyelerinin seçilmesi önemlidir. Ekip dinamiklerini dikkate almak ve ekip üyelerinin olumlu bir çalışma ilişkisine sahip olmasını ve etkili bir şekilde işbirliği yapabilmesini sağlamak da önemlidir. Ekip oluşturulduktan sonra bir iletişim planı geliştirmek önemlidir. Bu plan düzenli ekip toplantılarını, ilerleme güncellemelerini ve sorunları veya çatışmaları çözmeye yönelik kanalları içermelidir. Her ekip üyesinin kendi rolünü ve sorumluluklarını anladığından emin olmak için açık ve spesifik görev ve alt görevleri tanımlamak önemlidir. Her ekip üyesi projeye yaptıkları katkının ve görevleriyle ilgili zaman çizelgelerinin ve son teslim tarihlerinin farkında olmalıdır.

Son olarak, etkili proje ekibi yönetimi, sürekli izleme ve gerektiğinde ayarlama yapılmasını gerektirir. Bu, düzenli ilerleme güncellemelerini, ekip üyeleriyle açık iletişimi ve ortaya çıkan sorunların veya çatışmaların ele alınmasını içerir. Küçük işletmeler etkili bir proje ekibi oluşturarak projelerinin zamanında, bütçe dahilinde ve paydaşları memnun edecek şekilde tamamlanmasını sağlayabilirler.

Projenin neyi gerektirdiğini, hangi kaynakların gerekli olduğunu ve tamamlanma zaman çizelgesinin ne olduğunu net bir şekilde anlamak önemlidir. Öncelikle proje yöneticisi proje görevlerini ve alt görevlerini tanımlamalıdır. Bu, projeyi daha küçük, daha yönetilebilir görevlere bölmeyi ve tüm bağımlılıkları veya birbiriyle ilişkili görevleri tanımlamayı içerir.

İkinci olarak, bir proje zaman çizelgesi ve programı geliştirmek çok önemlidir. Bu, her görev için gereken sürenin tahmin edilmesini ve görevlerin mantıksal bir sıraya göre sıralanmasını içerir. Proje yöneticisi olası darboğazları veya gecikmeleri dikkate almalı ve öngörülemeyen olaylara izin vermek için bir miktar beklenmedik durum süresi oluşturmalıdır.

Son olarak, kaynakların ve bütçenin uygun şekilde tahsis edilmesi önemlidir. Bu, personel, ekipman ve materyaller de dahil olmak üzere her görev için gereken kaynakların tanımlanmasını içerir. Proje yöneticisi ayrıca her görevin maliyetini tahmin etmeli ve tüm proje masraflarını kapsayan bir bütçe geliştirmelidir.

Küçük işletme sahipleri bir proje planı oluşturarak projelerinin iyi organize edildiğinden ve hedeflerine ulaşmak için net bir yol haritasına sahip olduklarından emin olabilirler. İyi bir proje planı gecikmelerin önlenmesine, kaynakların etkili bir şekilde yönetilmesine ve projenin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanmasına yardımcı olabilir.

 

Bu stratejinin amacı projenin yolunda gitmesini ve belirlenen zaman çizelgesi ve bütçe dahilinde hedeflerine ulaşmasını sağlamaktır.

İlerlemeyi etkili bir şekilde yönetmek ve izlemek için proje yöneticisi, projenin kilometre taşlarını izlemesine, potansiyel engelleri belirlemesine ve gerektiğinde düzeltici önlem almasına olanak tanıyan bir proje yönetim sistemi kullanmalıdır. Bu sistem, ilerlemeyi değerlendirmek ve herkesin proje planındaki herhangi bir değişiklik veya güncellemeden haberdar olmasını sağlamak için ekip üyeleriyle düzenli kontrolleri içermelidir.

Görevlerini zamanında tamamlamak için ihtiyaç duydukları destek ve kaynaklara sahip olduklarından emin olmak için ekip üyeleriyle açık iletişimi sürdürmek de önemlidir. Bu, herhangi bir sorun veya endişenin derhal ele alınmasını, geri bildirim sağlanmasını ve ekip üyelerinin projeye katkılarından dolayı takdir edilmesini içerir.

Projenin ilerleyişini ve proje planında veya zaman çizelgesinde yapılan değişiklikleri özetleyen düzenli proje durum raporları üretilmeli ve paydaşlarla paylaşılmalıdır. Bu raporlar paydaşların bilgilendirilmesine ve projeye dahil edilmesine, şeffaflığın desteklenmesine ve güven oluşturulmasına yardımcı olabilir.

Proje başarısını sağlamak için potansiyel riskleri belirlemek ve bunları azaltacak stratejiler geliştirmek önemlidir.

Proje risklerini yönetmenin ilk adımı potansiyel riskleri tanımlamaktır. Bu, projeyi olumsuz yönde etkileyebilecek faktörlerin belirlenmesi için proje ekibi ve paydaşlarla beyin fırtınası yapılarak yapılabilir. Bu riskler teknik, finansal veya çevresel riskler gibi farklı türlere ayrılabilir.

Riskler belirlendikten sonra bir risk yönetim planı geliştirilebilir. Bu plan, önleyici tedbirler, hafifletme stratejileri ve acil durum planları da dahil olmak üzere her bir riskin ele alınmasına yönelik stratejilerin ana hatlarını çizmelidir. Önleyici tedbirler, kalite kontrol süreçlerinin uygulanmasını veya bir riskin meydana gelme olasılığını en aza indirmek için fazlalıkların eklenmesini içerebilir. Azaltma stratejileri, bir riskin ortaya çıkması durumunda onu ele almak için alternatif planlar geliştirmeyi içerebilir. Bir riskin meydana gelmesi durumunda acil durum planları mevcut olmalı ve riskin proje zaman çizelgesi ve bütçesi üzerindeki etkisini en aza indirecek adımları içermelidir.

Proje yaşam döngüsü boyunca risklerin izlenmesi ve ele alınması önemlidir. Yeni risklerin tanımlanmasını ve ele alınmasını sağlamak için düzenli risk değerlendirmeleri yapılmalıdır. Proje ekibi ve paydaşlarla iletişim de çok önemlidir çünkü potansiyel risklere ilişkin değerli görüşlere sahip olabilirler ve risk yönetimi stratejileri hakkında geri bildirim sağlayabilirler.

Source: https://maddevs.io/project-management/analyze-anticipate-risks/

Projenin başarısını değerlendirmeyi, ekip üyelerinden ve paydaşlardan geri bildirim toplamayı ve gelecekte referans olarak kullanılmak üzere öğrenilen proje derslerini belgelemeyi içerdiğinden önemli bir aşamadır.

Öncelikle projenin başarısını değerlendirin. Bu, proje performansının amaç ve hedeflerine göre ölçülmesini içerir. Projenin beklentileri karşılamadığı alanları belirlemek ve nedenini anlamak önemlidir. Bu gelecekteki projelerin planlanmasına yardımcı olacaktır.

İkinci olarak ekip üyelerinden ve paydaşlardan geri bildirim toplayın. Bu geri bildirim anketler, röportajlar veya toplantılar yoluyla elde edilebilir. Neyin iyi çalıştığını ve bir sonraki projede nelerin geliştirilebileceğini anlamak önemlidir.

Son olarak, öğrenilen belge projesi dersleri. Bu, proje yönetimi süreçlerinin sürekli iyileştirilmesi için çok önemlidir. Dokümantasyon neyin işe yaradığı, neyin işe yaramadığı ve nelerin geliştirilebileceği gibi bilgileri içermelidir. Deneyimlerden öğrenmelerine yardımcı olmak için bu bilgiyi kuruluştaki diğer proje yöneticileriyle paylaşmak önemlidir.

Source: Free Vector by freepik | Homemade bread recipe (freepik.com)

    Senaryo - Pasta pişirmek

  1. Öncelikle pastayı pişirme ihtiyacını belirlemeliyiz. Bu durumda arkadaşımızın (ona Philip diyelim) Doğum Günü için pasta pişiriyoruz. Ama biz sadece pasta yapmak istemiyoruz, Philip’in keyif alacağını bildiğimiz bir pasta pişirmek istiyoruz. Bu bizim hedefimiz.
  2. İkinci olarak proje ekibimizi oluşturuyoruz. Bunu kendi başıma yapabilir miyim yoksa pasta hazırlamama başka kimin yardım etmesi gerekiyor? Bazı kaynaklar için bazı tedarikçilerle iletişime geçmem gerekiyor mu? Bu projeyi başarılı kılmak için uygun niteliklere ve deneyime sahip miyim? Pastayı partiye getirmekten kim sorumlu olacak?
  3. Üçüncüsü, ihtiyacımız olan bilgi ve kaynakları toplayıp bir proje planı hazırlamalıyız. Bir turta için bu, tüm tarif malzemelerini ve pişirme araçlarını içerir, ancak aynı zamanda en sevdiğiniz turta türü, partide kaç kişinin olacağı (belki iki veya üç turta yapmamız gerekecek), orada olup olmadığını keşfetme gibi bilgileri de içerir. diyet kısıtlamaları veya alerjiler vb. olabilir. Bir projeye başlamadan önce tüm kaynakların toplanması ve uygun şekilde yönetilmesi, daha sonra işlerin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olabilir. Kabuğu için yeterli un kalmadığını fark ettiğinizde pasta yapmaya başlamaktan daha kötü bir şey olamaz!
  4. Dördüncüsü, gerçekten pastayı yapmayı başarmalı ve ilerlemeyi izlemeliyiz. Elimizde bir tarif olmalı ve talimatları yakından takip etmeliyiz. Pastamızın nasıl ölçüldüğünü belirlememiz gerekiyor. Partiye götürdükten sonra insanların pastamızı beğenip beğenmediğini bilmek isteyeceğiz. Spesifik sorular sormak iyidir. Doldurma mıydı, tamam mı? Kabuk yeterince kabarık mıydı? Baharatlar eşit şekilde dengelendi mi? Mümkün olduğu kadar çok bilgi toplamak iyidir, böylece tek bir öğeye değil, projenin tamamına ilişkin kapsamlı bir görüşe sahip oluruz.

     

  1. Beşincisi, birçok pişirme projesinde olduğu gibi esnek olmanız ve riskleri ortadan kaldıracak bir acil durum planınızın olması gerekir. En iyi hazırlanmış projelerin bile aksilik potansiyeli vardır. Peki ya fırın kırılırsa? Peki ya programınız pişirme işlemini bir gün ertelemenize neden oluyorsa? Ya pasta yanarsa? Bu senaryoları ve bunların olası çözümlerini önceden incelemek, daha fazla raydan çıkmanın önlenmesine yardımcı olabilir.
  2. Son olarak pasta pişirme becerilerimiz hakkında öğrendiklerimizi alıp bir sonraki projemize uygulamalıyız. Belki de kabuk tarifimizin ayarlanması gerekiyor. Belki dolgunun baharat karışımına oranı doğru değildi. Bir sonraki projenize geçmeden önce neyin işe yarayıp neyin yaramadığını düşünmek için biraz zaman ayırmanız önemlidir.

“Bunların hepsi sağduyu; bunların çoğunu hiç düşünmeden yapıyorum” diye düşünüyor olabilirsiniz. Kim bir projeye aklında bir hedef olmadan başlar?” Ne kadar şaşırtıcı olsa da firmaların %37’si proje başarısızlıklarının net hedeflerin olmayışından kaynaklandığını bildirdi. Evet, proje yönetimi süreci oldukça sezgisel görünüyor. Ancak büyük işletmeler ilk (ve en önemli!) adımda tökezliyorsa, süreç kesinlikle düşünüldüğünden daha karmaşık ve karmaşıktır. Ayrıca, bir proje başarısızlığının sonuçlarını düşünün. Ya partideki herkese yetecek kadar pasta pişirmediyseniz? Ya birinin kullandığınız baharatlara alerjisi varsa? İşletmeler için proje başarısızlıkları son derece zararlı olabilir; bunun sonucunda zaman, kaynak ve para israfı yaşanabilir.

Source: Free Photo by cookie_studio | Colleagues discussing new ideas at business meeting (freepik.com)