Konu 3: Proje Yönetimi ve Kritik Yol Yönteminin Faydaları

  1. Bütçenizi ve programınıza sadık kalın

Küçük işletmelerde hataya yer yoktur; bu nedenle proje bütçenizi ve zamanlama hedeflerinizi karşılamanız önemlidir. Bir projeyi başlangıçta organize edin ve tamamlanana kadar etkili bir şekilde yönetin; böylece hedeflerinize zamanında ve bütçe dahilinde ulaşma şansınızı artırırsınız.

Örnek: Aylar önce sipariş edilen bir Düğün pastasını pişirmeye yönelik proje planlaması sırasında Emma, ​​bazı malzemelerin daha pahalı hale geldiğini fark eder. Son kullanma tarihi nedeniyle (ama yine de mükemmel kalitede) satışta olan daha ucuz ürünleri aramaya karar verdi, bildiği sürece bu malzemeleri hemen kullanacağını biliyordu. Bu durumda bütçeyi aşacak ve yüksek kaliteli ürün sunacaktır.

  1. Daha fazla kontrol

Kontrolden çıkan projeler bir kuruluşun kaynaklarını kısıtlayabilir ve diğer önemli görevlere müdahale edebilir, çünkü boşlukları doldurmak için etrafa dağıtabileceğiniz daha az çalışanınız vardır. İşinizin sürekli aksamasını önlemek istiyorsanız proje yönetimini uygulamanız gerekir.

Örnek: Emma’nın kapsamlı proje planlaması, ara sıra iş arkadaşının ana yaz pişirme sezonunda müsait olduğunu ve birincil paydaş olmasa bile onu en zorlu sezonda gerçekleşecek görevlere atayabileceğini belirledi.

  1. Başarı şansını artırır

Projenin başarısızlığı ile başarısı arasındaki fark genellikle proje yöneticisine bağlıdır: Başlangıçta kapsamlı bir proje takvimi hazırlamak için yeterince zaman ayırdılar mı? Projenin kilometre taşlarına zamanında ulaştığından emin olmak için projeyi yakından izlediler mi ve öngörülemeyen engeller ortaya çıktığında tekrar yoluna devam etmek için ayarlamalar yaptılar mı? Küçük işletmeler genellikle projenin bu kısmına zaman ve çaba harcamayı ihmal ederler ve daha sonra neden hedeflere ulaşamadıklarını merak ederler.

Örnek: Laura günlüğünü düzenli olarak kontrol ederken kafedeki yerinin aynı gün içinde iki Doğum Günü partisi için rezerve edildiğini fark etti. Bunu yeterince erken fark ettiği sürece, ihtiyaç duyulan her şeyi hazırlayabilmek ve partileri sorunsuz bir şekilde yürütebilmek için o gün çalışacak yeterli sayıda meslektaşı yönetebilecekti.

  1. Sorumluluk oluşturun

Küçük işletmelerde bile sıklıkla bir sorumluluk sorunuyla karşılaşırsınız: “Bundan ben sorumlu değildim, siz sorumluydunuz.” Roller açıkça tanımlanmazsa önemli görevler bir kenara bırakılır. Ancak iyi bir proje yönetimi, kimin neden sorumlu olduğu konusunda hiçbir soru sorulmadan ve hiçbir şeyin şansa bırakılmadan, rollerin açıkça tanımlanmasını ve atanmasını sağlar.

Örnek: Laura (bahsedilen kafeden) bireyleri belirli görevlere atadığı ve nelerden sorumlu olduklarını ayrıntılı olarak özetlediği için, herkes topun kendi sahasında olduğunu biliyordu ve tüm görevler zamanında tamamlandı.

 

  1. Uygulanabilir bilgiler

İyi proje yönetimi, iyi dokümantasyon, veri birikimi ve hesap verebilirliği içerir. Proje bittiğinde geri dönebilir, performansı değerlendirebilir, neyin yanlış ya da doğru gittiğine dair bilinçli tahminler yapabilir ve gelecekteki projelerde ayarlamalar yapabilirsiniz. Aksi takdirde, karanlıkta sallanırsınız, hataları tekrarlamaya veya bir sonraki projede başarıları atlamaya mahkum olursunuz.

Örnek: Laura, proje (doğum günü partileri) bittikten sonra verileri inceledi ve eğer misafirlerden bazıları başka bir yemek için temiz bir tabak almak isterse, o gün boyunca meslektaşlarının tabakları ve çatal bıçak takımlarını hazırlamak için acele etmeleri gerektiğini fark etti. . Bir kaza oldu ve bazı plakalar kırıldı. Gelecekte aynı anda iki partiyi bu kadar çok kişiyle düzenlerlerse daha fazla ekipmana ihtiyaç duyacaklarını fark etti.

Kritik Yol Yöntemi, bir proje içindeki en uzun bağımlı görev dizisini tanımlar. Bu görevler zamanında tamamlanırsa proje mümkün olan en erken tarihte tamamlanabilir. Ayrıca, etraflarında tampon süresi bulunan kritik görevlere paralel olarak tamamlanabilecek görevleri de tanımlar. Proje yöneticileri, ara zamanı olmayan görevlere öncelik vererek ve bunların çevresindeki diğer görevleri tamamlayarak, projelerin zamanında tamamlanmasını verimli bir şekilde sürdürebilir.

Kritik Yol Yöntemi Süreci Örneği

Pasta pişirme sürecini inceleyerek gerçek dünyadan bir örneğe bakalım. Kritik yolu bulmak için öncelikle projenin yürütülmesindeki tüm faaliyetleri tanımlayın. Ardından etkinlik bağımlılıklarını veya birbiri ardına tamamlanması gereken etkinlikleri belirleyin. Daha sonra hangilerinin kritik yolun parçası olduğuna veya bağımlı görevlerin en uzun dizisine karar verin. Ayrıca kritik yol faaliyetlerine paralel olarak hangi faaliyetlerin tamamlanabileceğine karar verin. Son olarak projenin kritik yolunu ve paralel faaliyetlerini haritalandırın.

Proje Görevlerini Listeleme Örneği

Çok basit bir örnek olarak, pasta pişirirken genel adımlar aşağıdaki gibidir:

  1. Islak ve kuru malzemeleri birleştirin ve iyice karıştırın.
  2. Fırını önceden 350 Fahrenheit dereceye ısıtın.
  3. Yağlanmış fırın tepsisine malzemeleri dökün.
  4. Pastayı 30 ila 35 dakika pişirin.
  5. Keki fırından çıkarın ve bir saat soğumaya bırakın.
  6. Kremayı yapın.
  7. Pastayı süsleyin.
  8. Bir Projenin Kritik Yol Örneğinin Belirlenmesi

Kritik Yol Diyagramı Örneği

Hangi faaliyetlerin kritik yolun parçası olduğunu ve hangilerinin olmadığını göstermek için proje yöneticileri bir diyagram oluşturur. Diyagram, hangi görevlerin kritik yolun parçası olduğunu (kayan süreye sahip olmadığını) ve hangilerinin bu görevlere paralel olarak tamamlanabileceğini (ne zaman tamamlanabilecekleri konusunda esnekliğe sahip) göstermek için kutuları kullanır. Aşağıdaki grafik kritik yol diyagramının temel bir örneğidir. Kritik yolun kırmızıyla, paralel görevlerin ise sarıyla vurgulandığını unutmayın.

Source: https://www.forbes.com/advisor/business/critical-path-method//